Как канадските фирми плащат на международните фрийлансъри?

Защо е сложно да се плаща на чуждестранни фрийлансъри?

Експертите са посочили няколко причини относно международните плащания и защо те се възприемат като трудна задача.

Съответствие с изискванията на CRA и водене на записи

Канадската агенция по приходите не само иска да знае, че сте платили на някого, но и иска доказателство. Когато плащате на някого в чужбина, са ви необходими подробни фактури, които показват какви услуги са били предоставени, кога са били предоставени и каква сума е била начислена за всяка от тях. Без подходяща документация, CRA може да отхвърли тези удръжки по време на одит.

Освен тези записи, е необходимо те да се съхраняват поне 6 години. Ако извършвате плащане на стойност 50 000 канадски долара на чуждестранни изпълнители без надлежна документация, това може да ви струва 15 000-25 000 канадски долара под формата на отказани удръжки и допълнителни санкции. Тази документация не е задължителна; тя е финансова защита.

Освен тези основни фактури, вашите записи трябва също да показват, че разходът е бил разумен и необходим за вашия бизнес. Като цяло, в случай на международни плащания, трябва да обосновете не само разхода, но и начина на плащане и свързаните с него разходи.

Правила за борба с прането на пари

Канадските финансови институции са подложени на строг надзор от FINTRAC (Център за анализ на финансови транзакции и отчети на Канада). През последните няколко години това прилагане се засили още повече, като санкциите достигат стотици милиони долари за нарушения на спазването на правилата.

Когато изпращате пари в чужбина, вашата банка трябва да провери дали транзакцията е легитимна. Това също означава, че първите плащания към нови получатели в чужбина често задействат автоматично задържане, докато тече разследването. Може да се наложи да предоставите договори, фактури и други документи, за да докажете, че плащането, което сте извършили, е легитимно.

Големите суми на фактурите подлежат на допълнителна проверка. Плащане от 10 000 долара на ново лице в друга държава почти сигурно ще бъде маркирано за преглед. Това само ще забави плащането с допълнителни дни. 

Високорисковите юрисдикции са изправени пред допълнителни проверки. Ако вашият фрийлансър е в държава, която банката счита за високорискова зона, можете да очаквате повече въпроси и по-дълго време за обработка. Сега, едно нещо, което трябва да разберете, е, че това не е проблем за вашата банка. Самите те са законово задължени да предотвратяват дейности по пране на пари и финансиране на тероризъм. Но това прави плащането на международни фрийлансъри по-сложно от плащането на тези в самата Канада.

Скритите разходи

Повечето канадски бизнеси се фокусират върху очевидната такса - таксата за банков превод от 45 долара или може би комисионната на PayPal от 2.9%. Но истинската цифра е по-дълбока. Неща като времето на персонала, възлизащо на около 15-30 долара разходи за труд на плащане (като се има предвид, че вашият офис мениджър или счетоводител работи на почасова заплата от 30 долара), неуспешните транзакции и загубите от валутни курсове могат да увеличат действителната сума до по-висока. Приблизително, плащане от 1500 долара на международен фрийлансър може всъщност да струва на вашия бизнес 1650-1700 долара, когато вземете предвид видимите и скритите разходи.

Традиционни опции за плащане

Има няколко канала, които фирмите могат да използват за извършване на международни плащания. Но разбирането какво работи за всеки от тях и какво не ще ви помогне да вземете по-добро решение кой от тях да използвате.

SWIFT банкови преводи

SWIFT все още е стандартът за много бизнеси, защото банките винаги са го предлагали. С SWIFT като ваш избор, вашата банка не изпраща пари директно до банката на вашия фрийлансър. Плащането преминава през 2 до 4 банки-посредници, всяка от които начислява такса и добавя време за обработка. Системата SWIFT е създадена през 1970-те години на миналия век и оттогава не се е променила съществено.

Реалните разходи, свързани с платформата, варират значително. Да кажем, че изпращате 2000 канадски долара на разработчик в Полша. Сега вашата банка таксува 45 долара за това, а друга банка-посредник в Ню Йорк ще вземе 25 долара, трета в друга държава ще вземе допълнителни 20 долара и накрая полската банка ще таксува, да речем, 15 долара повече, за получаване на международни преводи. Валутният курс, който вашата банка предлага, има надценка от 2.5%, което ще ви струва още 50 долара. Така че, за да платите 1500 долара, вие в крайна сметка плащате 2155 долара, докато разработчикът всъщност получава различна и по-малка сума. Това са пари, загубени за системата, и все пак отнемат около 3-5 работни дни.

Paypal

Paypal работи на принципа на удобството, което предлага. Но що се отнася до таксите, рекламираните 2.9% + $0.30 са само началото. Превалутирането ще добави още 2.5-4%. Така че за същото плащане от $1500, общите такси са около $105. Ако правите това месечно с, да речем, трима фрийлансъри, плащате около $3780 годишно само за такси за PayPal.

Друг проблем с PayPal е, че плащането чрез PayPal ви кара да изглеждате по-малко професионални за фрийлансърите. Това сигнализира, че се отнасяте към тях като към поредната онлайн транзакция, а не като към бизнес партньор. Много опитни изпълнители предпочитат да не използват PayPal за B2B работа.

PayPal има и друг проблем, свързан с бизнес плащанията, които често са оспорвани. Ако фрийлансър твърди, че поръчката не е била извършена или имате несъгласие, той може да подаде иск за връщане на плащане, а PayPal обикновено заема страната на купувача, което означава, че може да загубите както плащането, така и работата. 

Така че, платформата има смисъл само за малки еднократни плащания под $500 или когато работите с фрийлансъри, които специално я поискат.

Мъдър

Wise си е изградила солидна репутация, като е ясна относно таксите и предлага по-добри валутни курсове. Разполага с интелигентна система, която съпоставя вашето CAD плащане с плащането на друго лице, което върви в обратната посока. Това намалява необходимостта от действителни международни преводи и им позволява да предоставят по-ниски такси. Но за да продължите с плащанията, използвайки тази платформа, вие и вашият фрийлансър трябва да имате Wise акаунти. Някои канадски банки смятат Wise преводите за подозрителни, така че може да се наложи да обясните плащанията на вашата банка. Лимитите за преводи могат да ви попречат да изпращате големи суми. Не всяка държава има пълна поддръжка на Wise.

Като се имат предвид реалните разходи, плащане от 2,000 долара обикновено ще ви струва около 20-35 долара, което е значително по-добре от SWIFT. Вашият фрийлансър ще получи почти пълната сума, без да плаща допълнителна сума за получаване на плащането.

Ремотифицирайте

Сред всички тези конвенционални платформи за плащане, които са скъпи и ограничени във времето, Ремотифицирайте идва като голямо облекчение. Канадските фирми никога не трябва да правят международен превод, за да плащат на фрийлансъри. Да, може да звучи изненадващо, но това е основният принцип или, да речем, бизнес моделът, по който работи.

С Remotify плащате в канадски долари по канадска банкова сметка и това е всичко. Все едно плащате само на канадски доставчик на услуги. Това решава множество проблеми едновременно, като например:

• Използването на консолидиран платежен поток намалява оперативните трудности, като същевременно стандартните AML и KYC проверки все още се прилагат. Парите ви обикновено ще бъдат преведени в същия ден или може би още на следващия.
• Няма да ви трябват SWIFT кодове, IBAN номера и маршрутни кодове, за да можете да извършвате плащания. Единственото нещо, от което се нуждаете, е да получите канадски номер на сметка и това е всичко.
• Вътрешните платежни преводи в Канада са надеждни и стандартизирани. Така че няма и страх от неуспешни плащания. Всъщност, вътрешните преводи не струват нищо в сравнение с $20-$50 за международни банкови преводи.

Консолидирани фактури

Именно тук Remotify е особено полезен за бизнеси с множество фрийлансъри. Вместо да обработва пет различни международни плащания до пет различни държави, получавате консолидирани, приемливи от CRA трансгранични фактури, издадени от RemotifyВсяка фактура е правилно форматирана за съответствие с канадското данъчно законодателство, включва цялата необходима информация и се интегрира безпроблемно в QuickBooks, Xero или всяка друга счетоводна система, която използвате.

Това ще бъде удобно и за вашия счетоводител, тъй като той ги разглежда като нормални плащания към местни доставчици. Няма специална обработка, сложно съгласуване и притеснения относно валутни курсове или международни такси. 

Към момента на данъчно облагане разполагате с ясни записи, показващи плащания, извършени към канадски бизнес за професионални услуги. Получавате ясна документация, подходяща за водене на записи и одитни цели на CRA, и не сте губили часове, занимавайки се с логистиката на международните плащания.

Глобално разпространение

Докато вие извършвате прости CAD плащания, Remotify се грижи за сложната задача по изпращането на пари на вашите фрийлансъри: 

• Конвертиране на валута на конкурентни курсове  
• Международни трансфери чрез оптимизирано маршрутизиране  
• Множество опции за плащане: банков превод, Wise, PayPal, Payoneer, в зависимост от това кое работи най-добре за всеки фрийлансър  
• Потвърждение и проследяване на плащането  
• Комуникация с фрийлансъри относно статуса на плащането  

IВ повечето случаи фрийлансърите получават изплащането си в рамките на 24 часа след обработка на плащането, в зависимост от избрания метод на изплащане. Това е по-бързо, отколкото биха го получили чрез други методи на плащане.

Как работи Remotify?

Лесно е да започнете с Remotify. Започвайки с първоначалната настройка, която отнема едва 10 минути, фрийлансърът, на когото трябва да платите, ще трябва да създаде акаунт в Remotify и да извърши проверка на самоличността. Помолете го да добави информацията за компанията си като клиент. След като направи това, ще получите имейл известие относно това. Когато акаунтът е настроен, можете да следвате следните стъпки, за да извършите плащане:

• Фрийлансърът ще подаде заявка за изпълнение. Той влиза в Remotify и въвежда предоставените услуги, отработените часове и общата сума. 
• Remotify издава официална фактура след получаване на плащанетоСъздава се и ви се изпраща по имейл фактура, съответстваща на данъчните изисквания на ЕС. 
• Плащането обикновено се извършва в същия или на следващия ден. Вътрешните CAD преводи в Канада са бързи. 
• Фрийлансърът обикновено получава изплащането в рамките на 24 часа. Remotify изпраща пари, използвайки избрания от фрийлансъра метод в неговата местна валута. 
• Всеки има документация. Вие имате приемлива от CRA трансгранична фактура, издадена от Remotify, фрийлансърът има потвърждение, а Remotify обработва всички записи.

Опровержение: Remotify не предоставя данъчни, правни или трудови услуги. Фрийлансърите са изцяло отговорни за работата, която извършват, и за собствените си данъчни задължения. Remotify действа като посредник за консолидиране на плащания и фактуриране. Предоставянето на услуги и договорната отговорност остават изцяло за фрийлансъра.

Последното слово

Ако в момента използвате традиционни методи за извършване на международни плащания, е крайно време да започнете да използвате Remotify, за да спестите разходи. Реалните спестявания в сравнение със скритите разходи за международни преводи ще започнат да имат смисъл автоматично. Ако сте скептични относно преминаването към платформата, можете да започнете с едно плащане на фрийлансъра, за да тествате процеса и да видите как ще протече. Ще видите колко е лесно да... извършване на плащания към други държавии вашият екип ще ви благодари, че елиминирахте една от най-досадните месечни задачи.

Въпроси и Отговори

Колко всъщност струва Remotify?  

Таксите варират от 2.5% до 4% от сумата на фактурата. Таксите намаляват с увеличаване на обема на транзакциите. За повечето фирми това е по-евтино от общата цена на международните банкови преводи, когато се вземат предвид банковите такси, надценките на валутния курс, времето на персонала и разходите за неуспешни преводи.  

Ето едно просто сравнение: плащане от 2,000 долара чрез SWIFT струва общо около 2,155 долара. Същото плащане чрез Remotify струва около 2,058 до 2,080 долара. Спестявате пари и време.

Съответства ли Remotify на CRA?

Да. Плащате на канадска компания, Remotify, за професионални услуги и получавате данъчна фактура от ЕС. Това е напълно легитимно и предоставя документацията, от която се нуждае CRA. 

Ами ако плащането е неуспешно или има проблем?  

Екипът за поддръжка на Remotify се грижи за всички проблеми. Ако има проблем с метода на изплащане на фрийлансъра или ако плащането се забави, те го решават директно с фрийлансъра. Това облекчава екипа ви. Вие вече сте изпълнили отговорността си, като сте платили на Remotify.

Колко време отнема на фрийлансърите да получат заплащане? 

Обикновено фрийлансърите получават плащането си в рамките на 24 часа или на следващия работен ден, след като то бъде осребрено с Remotify. Това е по-бързо от международните банкови преводи, които отнемат от 3 до 5 дни, и е подобно на PayPal, но е на по-ниска цена.