Jak kanadské firmy platí mezinárodním freelancerům?

Proč je složité platit zahraničním freelancerům?

Odborníci identifikovali několik důvodů týkajících se mezinárodních plateb a proč jsou považovány za obtížný úkol.

Dodržování předpisů a vedení záznamů v oblasti ratingových agentur

Kanadský daňový úřad (CRA) chce nejen vědět, že jste někomu zaplatili, ale také důkaz. Když platíte někomu v zahraničí, potřebujete podrobné faktury, které ukazují, jaké služby byly poskytnuty, kdy byly poskytnuty a kolik částky bylo za každou z nich účtováno. Bez řádné dokumentace může CRA tyto odpočty během auditu zamítnout.

Kromě těchto záznamů je nutné je uchovávat po dobu nejméně 6 let. Pokud provádíte platbu ve výši 50 000 CAD zahraničním dodavatelům bez řádné dokumentace, může vás to stát 15 000 až 25 000 CAD v podobě zamítnutých odpočtů a dalších pokut. Tato dokumentace není dobrovolná; je to finanční ochrana.

Kromě těchto základních faktur by vaše záznamy měly také prokazovat, že výdaj byl pro vaši firmu přiměřený a nezbytný. Celkově vzato, v případě mezinárodních plateb musíte zdůvodnit nejen výdaj, ale také způsob platby a související náklady.

Předpisy proti praní špinavých peněz

Kanadské finanční instituce čelí přísnému dohledu ze strany FINTRAC (Kanadské centrum pro analýzu finančních transakcí a zpráv). V posledních několika letech se toto vymáhání ještě zintenzivnilo a pokuty za nedodržování předpisů dosahují stovek milionů dolarů.

Když posíláte peníze do zahraničí, vaše banka musí ověřit, zda je transakce legitimní. To také znamená, že první platby novým zahraničním příjemcům často spouštějí automatické blokace během doby, kdy probíhá vyšetřování. Možná budete muset poskytnout smlouvy, faktury a další dokumenty, které prokáží, že vámi provedená platba je legitimní.

Velké faktury podléhají zvláštní kontrole. Platba 10 000 dolarů nové osobě v jiné zemi bude téměř jistě označena ke kontrole. To platbu pouze zpozdí o další dny. 

Vysoce rizikové jurisdikce čelí dodatečným kontrolám. Pokud se váš freelancer nachází v zemi, kterou banka považuje za vysoce rizikovou zónu, můžete očekávat více otázek a delší dobu zpracování. Je třeba si uvědomit, že v tomto případě se nejedná o problém vaší banky. Banky samy o sobě jsou ze zákona povinny předcházet praní špinavých peněz a financování terorismu. To ale činí placení mezinárodních freelancerů složitějším než placení těch v samotné Kanadě.

Skryté náklady

Většina kanadských firem se zaměřuje na zřejmý poplatek – poplatek za bankovní převod ve výši 45 dolarů nebo možná provizi PayPalu ve výši 2.9 %. Skutečné číslo však sahá hlouběji. Věci, jako je čas zaměstnanců, který činí přibližně 15–30 dolarů na mzdové náklady na platbu (vezměte v úvahu, že váš office manažer nebo účetní pracuje za hodinovou mzdu 30 dolarů), neúspěšné transakce a ztráty z kurzových rozdílů mohou skutečné číslo ještě zvýšit. Zhruba platba 1500 dolarů mezinárodnímu freelancerovi by vaši firmu ve skutečnosti mohla stát 1650–1700 dolarů, když započítáte viditelné a skryté náklady.

Tradiční možnosti platby

Existuje několik kanálů, které mohou firmy používat pro mezinárodní platby. Pochopení toho, co pro každý z nich funguje a co ne, vám však pomůže lépe se rozhodnout, který z nich zvolit.

Bankovní převody SWIFT

SWIFT je pro mnoho firem stále standardem, protože ho banky vždy poskytovaly. Pokud si vyberete SWIFT, vaše banka neposílá peníze přímo do banky vašeho freelancera. Platba prochází přes 2 až 4 zprostředkující banky, z nichž každá si účtuje poplatek a prodlužuje dobu zpracování. Systém SWIFT byl vytvořen v 70. letech 20. století a od té doby se zásadně nezměnil.

Reálné náklady spojené s platformou se značně liší. Řekněme, že pošlete 2 000 kanadských dolarů vývojáři v Polsku. Vaše banka si za to účtuje 45 dolarů, jiná zprostředkovatelská banka v New Yorku si vezme 25 dolarů, třetí v jiné zemi dalších 20 dolarů a nakonec si polská banka účtuje řekněme o 15 dolarů více za přijetí mezinárodních převodů. Směnný kurz, který vaše banka nabízí, má 2.5% přirážku, což vás bude stát dalších 50 dolarů. Takže za zaplacení 1 500 dolarů nakonec zaplatíte 2 155 dolarů, zatímco vývojář ve skutečnosti obdrží jinou, menší částku. To jsou peníze, které systém ztratí, a stále to trvá asi 3–5 pracovních dnů.

paypal

Paypal funguje na principu pohodlí, které nabízí. Pokud jde o poplatky, inzerovaných 2.9 % + 0.30 USD je jen začátek. Přepočet měn přidá dalších 2.5–4 %. Takže za stejnou platbu 1500 USD se jedná o celkové poplatky ve výši přibližně 105 USD. Pokud to děláte měsíčně řekněme se třemi freelancery, ročně zaplatíte jen za poplatky PayPalu přibližně 3780 USD.

Dalším problémem s PayPalem je, že platby přes PayPal vás v očích freelancerů činí méně profesionálními. Signalizuje to, že s nimi zacházíte jako s další online transakcí, a ne jako s obchodním partnerem. Mnoho zkušených dodavatelů raději PayPal pro práci B2B nepoužívají.

PayPal má také další problém týkající se firemních plateb, které jsou často sporné. Pokud freelancer tvrdí, že zásilka nebyla doručena, nebo se mezi vámi dva neshodnete, může podat žádost o vrácení peněz a PayPal se obvykle postaví na stranu kupujícího, což znamená, že byste mohli přijít jak o platbu, tak o práci. 

Platforma má tedy smysl pouze pro malé jednorázové platby do 500 dolarů nebo když spolupracujete s freelancery, kteří si o to výslovně požádají.

Moudrý

Společnost Wise si vybudovala solidní reputaci díky jasnému přístupu k poplatkům a lepším směnným kurzům. Má chytrý systém, který porovnává vaši platbu v CAD s platbou jiné osoby jdoucí opačným směrem. To snižuje potřebu skutečných mezinárodních převodů a umožňuje jim poskytovat nižší poplatky. Abyste však mohli pokračovat v platbách pomocí této platformy, musíte vy i váš freelancer mít účet Wise. Některé kanadské banky považují převody Wise za podezřelé, takže možná budete muset platby vysvětlit své bance. Limity převodů vám mohou bránit v odesílání velkých částek. Ne každá země má úplnou podporu Wise.

Při pohledu na skutečné náklady vás platba 2 000 dolarů obvykle bude stát kolem 20–35 dolarů, což je výrazně lepší než u SWIFTu. Váš freelancer obdrží téměř plnou částku, aniž by za přijetí platby platil jakoukoli další částku.

Remotify

Mezi všemi těmito dostupnými konvenčními platebními platformami, které jsou drahé a časově omezené, Remotify přichází jako velká úleva. Kanadské firmy nikdy nemusí provádět mezinárodní převody, aby mohly platit freelancerům. Ano, může to znít překvapivě, ale to je základní princip, nebo řekněme obchodní model, na kterém to funguje.

S Remotify platíte v CAD na kanadský bankovní účet a to je vše. Je to, jako byste platili pouze kanadskému poskytovateli služeb. To řeší několik problémů najednou, například:

• Použití konsolidovaného platebního toku snižuje provozní tření, přičemž se stále uplatňují standardní kontroly AML a KYC. Vaše peníze budou obvykle převedeny tentýž den nebo možná hned následující den.
• K provádění plateb nebudete potřebovat kódy SWIFT, čísla IBAN ani směrovací kódy. Jediné, co potřebujete, je získat kanadské číslo účtu a to je vše.
• Vnitrostátní platební převody v Kanadě jsou spolehlivé a standardizované. Není tedy třeba se obávat selhání plateb. Vnitrostátní převody ve skutečnosti nestojí nic ve srovnání s 20–50 dolary u mezinárodních bankovních převodů.

Konsolidované faktury

Právě zde je Remotify obzvláště užitečný pro firmy s více freelancery. Místo zpracování pěti různých mezinárodních plateb do pěti různých zemí Obdržíte konsolidované faktury za hranice země akceptované CRA vystavené společností RemotifyKaždá faktura je správně formátována pro dodržování kanadských daňových předpisů, obsahuje všechny potřebné informace a snadno se integruje do QuickBooks, Xero nebo jakéhokoli jiného účetního systému, který používáte.

Bude to také výhodné pro vašeho účetního, protože je považuje za běžné platby tuzemským dodavatelům. Nevyžaduje se žádné zvláštní zpracování, žádné složité odsouhlasování ani žádné starosti se směnnými kurzy nebo mezinárodními poplatky. 

V době daňového přiznání máte přehledné záznamy, které prokazují platby provedené kanadské firmě za odborné služby. Obdržíte přehlednou dokumentaci vhodnou pro účely vedení záznamů a auditu CRA a neztrácíte hodiny řešením logistiky mezinárodních plateb.

Globální distribuce

Zatímco vy provádíte jednoduché platby CAD, Remotify se postará o složitý úkol posílání peněz vašim freelancerům: 

• Konverze měn za konkurenceschopné kurzy  
• Mezinárodní převody s optimalizovaným směrováním  
• Více možností výplaty: bankovní převod, Wise, PayPal, Payoneer, v závislosti na tom, co nejlépe vyhovuje každému freelancerovi  
• Potvrzení a sledování platby  
• Komunikace s freelancery ohledně stavu plateb  

IVe většině případů obdrží freelanceři svou výplatu do 24 hodin po zaúčtování platby, v závislosti na zvolené metodě výplaty. To je rychlejší, než by to dostali prostřednictvím jiných platebních metod.

Jak funguje Remotify?

Začít s Remotify je snadné. Počínaje počátečním nastavením, které trvá sotva 10 minut, bude muset freelancer, kterému chcete zaplatit, vytvořit účet Remotify a dokončit ověření totožnosti. Požádejte ho, aby přidal informace o své společnosti jako klienta. Jakmile tak učiní, obdržíte e-mailové oznámení. Po nastavení účtu můžete k provedení platby postupovat podle následujících kroků:

• Freelancer odešle požadavek na provedení. Přihlásí se do Remotify a zadá poskytnuté služby, odpracované hodiny a celkovou částku. 
• Remotify vystaví oficiální fakturu po přijetí platbyBude vám vytvořena daňově splňující faktura EU a zaslána vám e-mailem. 
• Platba je obvykle proplacena v tentýž nebo následující den. Vnitrostátní převody CAD v Kanadě jsou rychlé. 
• Freelancer obdrží výplatu obvykle do 24 hodin. Remotify posílá peníze freelancerem zvolenou metodou v jeho místní měně. 
• Každý má dokumentaci. Vy máte fakturu za přeshraniční transakce akceptovatelnou CRA od Remotify, freelancer má potvrzení a Remotify se stará o všechny záznamy.

Disclaimer: Remotify neposkytuje daňové, právní ani zaměstnanecké služby. Freelanceri jsou plně zodpovědní za práci, kterou odvádějí, a za své vlastní daňové povinnosti. Remotify funguje jako zprostředkovatel konsolidace plateb a fakturace. Poskytování služeb a smluvní odpovědnost zůstávají plně na freelancerovi.

Konečné slovo

Pokud v současné době používáte tradiční metody pro mezinárodní platby, je nejvyšší čas začít používat Remotify a ušetřit náklady. Skutečné úspory ve srovnání se skrytými náklady na mezinárodní převody začnou dávat smysl automaticky. Pokud jste skeptičtí ohledně přechodu na tuto platformu, můžete začít s jednou platbou freelancerovi, abyste proces otestovali a zjistili, jak to půjde. Uvidíte, jak jednoduché to bude. provádět platby do jiných zemía váš tým vám poděkuje za odstranění jednoho z nejfrustrujících měsíčních úkolů.

Nejčastější dotazy

Kolik Remotify ve skutečnosti stojí?  

Poplatky se pohybují od 2.5 % do 4 % z fakturované částky. Poplatky se snižují s rostoucím objemem transakcí. Pro většinu firem je to levnější než celkové náklady na mezinárodní bankovní převody, když započítáte bankovní poplatky, kurzové přirážky, čas zaměstnanců a náklady na neúspěšné převody.  

Zde je jednoduché srovnání: platba 2 000 dolarů přes SWIFT stojí celkem přibližně 2 155 dolarů. Stejná platba přes Remotify stojí přibližně 2 058 až 2 080 dolarů. Ušetříte peníze i čas.

Je Remotify v souladu s CRA?

Ano. Platíte kanadské firmě Remotify za profesionální služby a obdržíte daňový doklad EU. To je zcela legitimní a poskytuje dokumentaci, kterou CRA potřebuje. 

Co když platba selže nebo se vyskytne problém?  

Tým podpory Remotify se postará o veškeré problémy. Pokud se vyskytne problém s metodou výplaty freelancera nebo pokud se platba zpozdí, řeší to přímo s freelancerem. Tím se vašemu týmu uleví. Zaplacením Remotify jste již splnili svou povinnost.

Jak dlouho trvá, než freelanceři dostanou zaplaceno? 

Freelanceři obvykle obdrží platbu do 24 hodin nebo následující pracovní den po jejím proplacení přes Remotify. To je rychlejší než mezinárodní bankovní převody, které trvají 3 až 5 dní, a je to podobné jako PayPal, ale za nižší cenu.