Proč byla vaše PDF faktura v Evropě zamítnuta – a co místo toho poslat

PDF není faktura. Je to dokument.

Zní to jako sémantika, ale není. Když evropská společnost potřebuje zaúčtovat výdaj – skutečně ho zaúčtovat, odečíst a nechat ho projít auditem – potřebuje dokument, který splňuje právní překážky. Váš PDF soubor z Canvy to nesplňuje.

Zde je konkrétní problém:
Evropské firmy fungují podle pravidel DPH, která vyžadují, aby faktury pocházely od registrované právnické osoby. To znamená název společnosti, DIČ, daňové referenční číslo a správné číslo faktury. To vše, co byste našli na účtence od jakéhokoli legitimního dodavatele.

Pokud vaše faktura tyto náležitosti neobsahuje, není to tím, že by s vámi jejich účetní dělal problémy. Jde o to, že jejich vlastní dodržování daňových předpisů závisí na jejím odmítnutí. Bez řádné dokumentace si doslova nemohou výdaje uplatnit.

A mechanismus přenesení daňové povinnosti – což je způsob, jakým fungují přeshraniční platby B2B v rámci EU – vyžaduje DIČ na obou stranách transakce. Bez něj se účetnictví z jejich strany nesčítá.

Co ve vašem PDF vlastně chybí

• Bez DIČ (pokud nejste registrováni, pravděpodobně ho nemáte)
• Žádný registrovaný podnikatelský subjekt – osobní jméno a IBAN nestačí
• Chybí povinná pole: číslo faktury, datum vystavení, adresa dodavatele, platební podmínky
• Žádná papírová stopa, kterou by jejich auditoři mohli sledovat

Možná jste odvedli perfektní práci. Faktura stále selhává.

Zóna SEPA má jednotný standard

Německo, Francie, Nizozemsko, Polsko, Španělsko, Itálie – více než 30 zemí v zóně SEPA pracuje podle stejných pravidel. Faktury splňující požadavky na DPH, informace o právnických osobách, přenesení daňové povinnosti pro přeshraniční práci.

Pokud se váš klient nachází kdekoli v této zóně, je to standard, který jeho účetní vynucují. Z jejich strany to není vyjednávací, což znamená, že z vaší strany to nemůže být volitelné.

Nemusíte registrovat firmu

To je ta část, kterou si většina freelancerů neuvědomuje. Nepotřebujete DIČ. Nepotřebujete estonský subjekt. Nemusíte trávit tři měsíce vyřizováním registrace firmy v zemi, kde nežijete.

Když fakturujete přes Remotify, váš klient obdrží řádnou fakturu EU – vystavenou subjektem Remotify registrovaným v Estonsku, která obsahuje všechna povinná pole, DIČ, referenční číslo pro přenesení daňové povinnosti a vše ostatní. Jejich účetní tým vidí dokument, který vypadá přesně jako ten, který by dostal od jakéhokoli evropského dodavatele.

Stejná práce, kterou jste odvedli. Stejná částka, kterou jste uvedli. Faktura, která je skutečně zpracována.

	Váš PDF	Znovumotifikovat fakturu
Právnická osoba	Osobní jméno	Registrováno v EU (Estonsko)
DIČ	Nevyplněno	Součástí
Zpětný náboj	Chybějící	Automaticky použito
SEPA platba	Není to možné	Pokrytí celé zóny
Schváleno účetnictvím	Často odmítáno	Důsledně přijímáno

 

Často kladené dotazy

Otázka č. 1. Proč evropské společnosti odmítají osobní faktury?
Pro zpracování výdajů a vyřizování vlastních daňových přiznání potřebují dokumentaci splňující požadavky na DPH. Osobní faktura bez DIČ a právnické osoby tuto hranici nesplňuje.

Q2. Mohu jen přidat DIČ?
Pouze pokud nějaký máte – a jeho získání vyžaduje nejprve registraci podnikatelského subjektu, což je zcela samostatný proces.

Otázka 3. Jak se liší vzhled faktury od Remotify?
Pochází od registrovaného subjektu EU v Estonsku. Všechna povinná pole, DIČ a znění přenesení daňové povinnosti jsou zahrnuty automaticky.

Otázka 4. Vztahuje se to na celou EU?
Ano – celá zóna SEPA, více než 30 zemí.

Q5. Je to jen pro lidi bez doprovodu?
Ne. Dokonce i freelanceři s vlastní firmou jej používají pro rychlost SEPA a dodržování předpisů v zahraničí.