Kaip legaliai išrašyti sąskaitas faktūras tarptautiniams klientams dirbant laisvai samdomu darbuotoju?

Kodėl sąskaitų faktūrų išrašymas tarptautiniams klientams yra kitoks dalykas

Vietinių sąskaitų faktūrų išrašymas yra paprastas. Jūs žinote mokesčių taisykles, žinote valiutą, o jūsų kliento finansų komanda nėra už šešių laiko juostų. Tarptautinis sąskaitų faktūrų išrašymas prideda sluoksnių, kurių dauguma laisvai samdomų darbuotojų nesuvokia, kol neįsivelia į gilų mokėjimo ginčą.

Kai išrašote sąskaitas faktūras tarptautiniams klientams, atliekate šiuos veiksmus:

• Skirtingos mokesčių jurisdikcijos — jūsų šalies taisyklės, jūsų kliento šalies taisyklės ir kartais abi tuo pačiu metu
• PVM (pridėtinės vertės mokesčio) reglamentai — ypač svarbu, jei jūsų klientas yra įsikūręs ES
• Valiutos ir bankininkystės reglamentai – nes kai kurios šalys riboja, kiek galite turėti pajamų iš užsienio
• Atitikties reikalavimai — pavyzdžiui, žinoti, ar jums reikia įmonės registracijos, kad galėtumėte teisėtai išrašyti sąskaitas faktūras

Praleiskite bet kurį iš šių punktų, ir tai, kas atrodo kaip nedidelė administratoriaus klaida, gali virsti labai brangia pamoka.

Teisiniai pagrindai: kas daro sąskaitą faktūrą „teisėta“?

Teisiškai galiojanti sąskaita faktūra nėra tik PDF failas su jūsų vardu ir numeriu. Norint išrašyti sąskaitas faktūras tarptautiniams klientams pagal reikalavimus, sąskaitoje faktūroje paprastai turi būti:

Jūsų duomenys:

• Pilnas teisinis pavadinimas (arba įmonės pavadinimas, jei registruotas)
• Jūsų adresas
• Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris arba PVM mokėtojo kodas, jei taikoma

Jūsų kliento duomenys:

• Įmonės pavadinimas ir registracijos adresas
• Jų PVM mokėtojo kodas (jei jie yra PVM mokėtojai ES)

Sąskaitos faktūros ypatumai:

• Unikalus sąskaitos faktūros numeris (nuoseklus, be tarpų)
• Sąskaitos faktūros data ir mokėjimo terminas
• Aiškus suteiktų paslaugų aprašymas
• Valiuta ir bendra suma
• Taikomas mokesčio tarifas arba paaiškinimas, kodėl mokestis netaikomas (plačiau apie tai toliau)

Net vieno iš šių duomenų nebuvimas gali lemti kliento apskaitos komandos tiesioginį sąskaitos faktūros atmetimą. O „mano sąskaita faktūra buvo atmesta“ yra visiškai baisi priežastis laukti dar 30 dienų mokėjimo.

PVM reikalavimus atitinkančių sąskaitų faktūrų supratimas ES klientams

Jei sąskaitas faktūras išrašote klientams Europos Sąjungoje, PVM yra svarbiausia tema, kurią turite suprasti. Taisyklės skiriasi priklausomai nuo to, kur tu yra pagrįsti.

Jei esate laisvai samdomas darbuotojas, įsikūręs ne ES teritorijoje

Geros naujienos: paprastai PVM netaikomas ES verslo klientams. Vietoj to, atvirkštinio apmokestinimo mechanizmas taikoma. Tai reiškia, kad jūsų ES klientas yra atsakingas už PVM apskaitą savo šalyje, o ne jūs.

Bet – ir tai svarbu – vis tiek reikia nurodykite atvirkštinį apmokestinimą savo sąskaitoje faktūroje. Kažkas kaip:

„PVM neapmokestintas – taikomas atvirkštinis apmokestinimas (ES PVM direktyvos 196 straipsnis)“

Be šios eilutės jūsų kliento finansų komanda gali atsisakyti priimti sąskaitą faktūrą arba paprašyti ją išrašyti iš naujo. Tai pailgins jūsų mokėjimo terminą savaitėmis. Įtraukite šią eilutę. Visada.

Jei esate laisvai samdomas darbuotojas, įsikūręs ES

Jūsų situacija yra sudėtingesnė ir priklauso nuo jūsų metinių pajamų. Daugumoje ES šalių yra nustatyta PVM mokėtojo registracijos riba – žemiau šios ribos PVM netaikomas. Viršijus šią ribą, turite užsiregistruoti PVM mokėtoju ir įtraukti jį į savo sąskaitas faktūras.

Kai esate įregistruoti PVM mokėtoju, turite išrašyti PVM reikalavimus atitinkančias sąskaitas faktūras, kuriose būtų nurodytas jūsų PVM mokėtojo kodas, taikomas PVM tarifas ir PVM suma, atskirai išskirta iš jūsų paslaugų mokesčio. B2B sąskaitoms faktūroms, siunčiamoms PVM mokėtojams klientams kitose ES šalyse, taikomas atvirkštinis apmokestinimas ir jūs imate 0 % PVM, tačiau vėlgi turite įtraukti atvirkštinio apmokestinimo pastabą.

Išsinešimas: žinokite savo PVM mokėtojo statusą ir kiekvienoje sąskaitoje faktūroje pateikite teisingą informaciją.

Laisvai samdomų darbuotojų atitiktis reikalavimams: dalis, kurios niekas neskaito (kol nebūna per vėlu)

Štai nemaloni tiesa: daugelyje šalių sąskaitų faktūrų už paslaugas išrašymas yra reglamentuojama veikla. Tai reiškia, kad vykdote verslą. O verslo valdymas be tinkamos registracijos gali sukelti teisinių problemų – net jei esate tik individualus laisvai samdomas darbuotojas, atliekantis dizaino darbus iš savo buto.

Tai ypač aktualu, jei dirbate su dideliais kiekiais tarptautinių klientųKlausimai, į kuriuos turite atsakyti savo šalyje:

Ar man reikia registruotis kaip laisvai samdomas darbuotojas ar individualios įmonės savininkas?

Daugelyje šalių, pradėjus uždirbti iš klientų – vietinių ar tarptautinių, reikalinga tam tikra registracijos forma.

Ar man reikia verslo banko sąskaitos?

Kai kuriose jurisdikcijose reikalaujama, kad pajamos iš užsienio būtų pervedamos per konkretaus tipo sąskaitą arba kad jas deklaruotumėte per nustatytą dienų skaičių.

Kaip deklaruoti šias pajamas?

Tarptautiniai mokėjimai gali būti apmokestinami kitaip nei vietinės pajamos. Kai kuriose šalyse užsienyje uždirbtos pajamos apmokestinamos kitaip arba joms taikomos specialios išimtys.

Ar mano sąskaita faktūra teisiškai pakankama sandorio įrodymui?

Kai kurių šalių mokesčių institucijos reikalauja, kad sąskaitos faktūros atitiktų konkrečius formatavimo standartus, kad būtų pripažintos galiojančiais verslo dokumentais.

Laisvai samdomų darbuotojų atitikties reikalavimams tikslas nėra būti paranojiškiems. Svarbu užtikrinti, kad uždirbtus pinigus galėtumėte pasilikti – be netikėto jūsų šalies mokesčių administratoriaus vizito, kuris užduotų aštrius klausimus apie 20 000 eurų pervedimą iš Vokietijos startuolio.

O kas, jei neturite registruotos įmonės?

Būtent čia daugelis laisvai samdomų darbuotojų susiduria su sunkumais. Kai kurie tarptautiniai klientai, ypač didesnės įmonės ir korporacijos, reikalauja, kad sąskaitos faktūros būtų išrašytos registruoto juridinio asmens. Prieš sukurdami jums tiekėjo profilį, jiems reikia įmonės pavadinimo, verslo registracijos numerio ir kartais PVM mokėtojo kodo.

Taigi, ką daryti, jei esate individualus laisvai samdomas darbuotojas be registruotos įmonės?

Keletas variantų:

1 variantas: užregistruokite individualią įmonę / laisvai samdomą darbuotoją savo šalyje. Tai veikia, jei jūsų šalis leidžia tai padaryti lengvai ir nebrangiai. Daugelyje vietų tai nesudėtingas procesas ir suteikia jums visą reikiamą teisinį statusą.

2 variantas: Naudokite reikalavimus atitinkančią sąskaitų faktūrų išrašymo platformą. Tokios platformos kaip „Remotify“ yra būtent tam skirtos. Jos veikia kaip sąskaitų faktūrų išrašymo subjektas jūsų vardu, išrašydamos jūsų klientui teisiškai tinkamas sąskaitas faktūras reikiamu formatu, surenka mokėjimus ir perduoda jas jums. Jūs ir toliau dirbate kaip individualus asmuo, jūsų klientas gauna sąskaitą faktūrą, kuri tenkina jo pirkimų komandą, ir visi namo grįžta laimingi.

Tai ypač naudinga laisvai samdomiems darbuotojams šalyse, kuriose verslo registravimas yra sudėtingas, brangus ar lėtas, arba laisvai samdomiems darbuotojams, kurie nori nedelsdami pradėti dirbti su tarptautiniais klientais, nelaukdami mėnesių, kol bus sutvarkyti dokumentai.

Valiuta, valiutų kursai ir mokėjimų gavimas neprarandant pinigų

Teisiškai tvarkinga sąskaita faktūra yra puikus pasirinkimas. Teisiškai tvarkinga sąskaita faktūra neteisinga valiuta, už kurią taikomas 4 % konvertavimo mokestis, yra gerokai mažiau geras pasirinkimas.

Išrašydami sąskaitas faktūras tarptautiniams klientams, iš anksto nuspręskite:

Kokia valiuta išrašysite sąskaitą faktūrą?

USD ir EUR yra plačiausiai priimamos valiutos tarptautiniams laisvai samdomiems darbuotojams. Sąskaitų faktūrų išrašymas kliento valiuta pašalina jiems kylančius nepatogumus; sąskaitų faktūrų išrašymas jūsų pageidaujama valiuta pašalina valiutos kurso riziką jums. Derykitės dėl to prieš pradėdami projektą, o ne po jo.

Kas padengia konversijos išlaidas?

Jei jūsų klientas moka EUR, o jums reikia USD į vietinę banko sąskaitą, kažkas moka konvertavimo mokestį. Įsitikinkite, kad tai nedarote jūs tyliai kiekvieną kartą.

Kaip gausite mokėjimą?

Tarptautiniai banko pavedimai (SWIFT) gali būti apmokestinami tarpininkaujančių bankų mokesčiais, kurie sumažina bendrą sąskaitos faktūros sumą prieš jai patenkant į jūsų sąskaitą. Ištirkite alternatyvas – kelių valiutų sąskaitas, platformas, sukurtas laisvai samdomų darbuotojų mokėjimams, – kurios sumažina šiuos nuostolius.

Gera taisyklė: visada išrašykite sąskaitą faktūrą, šiek tiek viršijančią jūsų minimalią priimtiną sumą atsižvelgti į perkėlimo išlaidas, nebent naudojate platformą, kuri tai tvarko skaidriai.

Trumpas kontrolinis sąrašas prieš paspaudžiant „Siųsti“

Prieš siųsdami kitą sąskaitą faktūrą tarptautiniam klientui, atlikite šiuos veiksmus:

• Jūsų vardas, pavardė / įmonės pavadinimas ir adresas nurodyti sąskaitoje faktūroje
• Įtrauktas visas jūsų kliento įmonės pavadinimas ir adresas
• Sąskaita faktūra turi unikalų, nuoseklų sąskaitos faktūros numerį
• Paslaugos aiškiai aprašytos (ne tik „laisvai samdomas darbas“)
• Valiuta nurodyta
• Teisingai nurodėte PVM – arba apmokestinote jį tinkamu tarifu, arba atvirkštinio apmokestinimo pastaboje nurodėte 0 %, arba patvirtinote, kad jis netaikomas.
• Nurodytos mokėjimo sąlygos (pvz., „30 grynųjų pinigų“)
• Jūsų mokėjimo duomenys yra tikslūs ir išsamūs
• Jūs pasilikote kopiją savo mokesčių apskaitai

Bottom Line

Teisinis sąskaitų faktūrų išrašymas tarptautiniams klientams priklauso nuo trijų dalykų: žinojimo, kas pateikiama sąskaitoje faktūroje, supratimo, kaip PVM ir mokesčiai taikomi tarpvalstybiniu mastu, ir įsitikinimo, kad turite teisę išrašyti sąskaitas faktūras.

Niekas iš to nėra neįmanomai sudėtinga. Tai tiesiog neįprasta, o būtent nežinomybė sukelia daugumos laisvai samdomų darbuotojų nepasitenkinimą. Kelios valandos taisyklių supratimo išgelbės jus nuo mėnesių mokėjimų vėlavimo, atmestų sąskaitų faktūrų ir galvos skausmo dėl mokesčių.

O jei norėtumėte tas valandas skirti realiam darbui? Tam ir sukurtos tokios platformos kaip „Remotify“. Mes rūpinamės atitikties infrastruktūra, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į tai, ką iš tikrųjų gerai darote, o jūsų sąskaitos faktūros būtų išsiunčiamos legaliai, profesionaliai ir be 4 val. ryto ieškojimo „Google“.

 

Pasiruošę išrašyti sąskaitas faktūras tarptautiniams klientams be jokių spėlionių? Pradėkite naudoti „Remotify“ →