Почему ваш PDF-счет был отклонен в Европе — и что отправить вместо него?

PDF-файл — это не счет-фактура. Это документ.

Это может показаться игрой слов, но это не так. Когда европейской компании нужно отразить расходы — фактически отразить их, вычесть и чтобы это прошло проверку — ей нужен документ, который не нарушает никаких юридических норм. Ваш PDF-файл из Canva этого не делает.

Вот в чём конкретная проблема:
Европейские компании работают в соответствии с правилами НДС, которые требуют, чтобы счета-фактуры выставлялись зарегистрированным юридическим лицом. Это означает наличие названия компании, номера НДС, налогового идентификатора и правильного номера счета-фактуры. Все это вы найдете на квитанции от любого законного поставщика.

Если в вашем счете-фактуре отсутствуют эти данные, дело не в том, что их бухгалтер создает трудности. Дело в том, что их собственная налоговая дисциплина зависит от отклонения этого счета. Они буквально не могут заявить о расходах без надлежащей документации.

А механизм обратного начисления НДС – именно так работают трансграничные B2B-платежи внутри ЕС – требует наличия номера НДС с обеих сторон транзакции. Без вашего номера бухгалтерский учет на их стороне не будет корректным.

Чего именно не хватает в вашем PDF-файле?

• Нет номера плательщика НДС (вероятно, у вас его нет, если вы не зарегистрированы).
• Отсутствие зарегистрированного юридического лица – одного лишь личного имени и IBAN недостаточно.
• Отсутствуют обязательные поля: номер счета-фактуры, дата выставления, адрес поставщика, условия оплаты.
• Нет никаких бумажных документов, по которым могли бы проследить действия аудиторов.

Вы могли бы выполнить работу идеально. Но счет-фактура все равно не проходит проверку.

В зоне SEPA действует единый стандарт.

Германия, Франция, Нидерланды, Польша, Испания, Италия – более 30 стран, входящих в зону SEPA, работают по единым правилам. Счета-фактуры, соответствующие требованиям НДС, информация о юридических лицах, механизм обратного начисления НДС для трансграничной деятельности.

Если ваш клиент находится в этой зоне, то это стандарт, которого придерживаются его бухгалтеры. С их стороны это не подлежит обсуждению, а значит, и с вашей стороны это не может быть необязательным.

Вам не нужно регистрировать компанию.

Большинство фрилансеров не понимают этого. Вам не нужен номер плательщика НДС. Вам не нужно регистрироваться в Эстонии. Вам не нужно тратить три месяца на оформление регистрации бизнеса в стране, где вы не проживаете.

При выставлении счета через Remotify ваш клиент получает корректный счет-фактуру ЕС – выданный зарегистрированным в Эстонии подразделением Remotify, со всеми обязательными полями, номером НДС, ссылкой на механизм обратного начисления и всем остальным. Бухгалтерский отдел видит документ, который выглядит точно так же, как и тот, который они получили бы от любого европейского поставщика.

Та же работа, что и раньше. Та же сумма, что и в первоначальном предложении. Счет, который действительно был обработан.

	Ваш PDF-файл	Удаленный счет-фактура
Юридическое лицо	Личное имя	Зарегистрировано в ЕС (Эстония)
Номер НДС	Ничто	Есть
Обратный заряд	Отсутствующий	Применяется автоматически
SEPA-платеж	Невозможно	Полное покрытие зоны
Принято бухгалтерией	Часто отвергается	Последовательно принято

 

Часто задаваемые вопросы

В1. Почему европейские компании отклоняют личные счета-фактуры?
Им необходима соответствующая требованиям НДС документация для обработки расходов и самостоятельной подачи налоговых деклараций. Личный счет-фактура без номера НДС и юридического лица не соответствует этому требованию.

В2. Могу ли я просто добавить номер плательщика НДС?
Только если у вас есть такая регистрация, а для ее получения сначала необходимо зарегистрировать юридическое лицо, что является совершенно отдельным процессом.

Вопрос 3. Чем отличается счет-фактура Remotify?
Данные поступают от зарегистрированного в Эстонии юридического лица из ЕС. Все обязательные поля, номер плательщика НДС и формулировка о механизме обратного начисления НДС включены автоматически.

Вопрос 4. Распространяется ли это на весь ЕС?
Да – вся зона SEPA, более 30 стран.

Вопрос 5. Это только для людей, не имеющих компании?
Нет. Даже фрилансеры со своими компаниями используют его для ускорения процесса SEPA и соблюдения трансграничных требований.