Cómo pagar freelancers en diferentes países: el caso de una empresa española
Pagar freelancers en diferentes países es más sencillo si centralizas todas las facturas y todos los pagos en una sola plataforma, en lugar de gestionar las normas de cada país por tu cuenta. Es exactamente lo que hizo una empresa española cuando pagar a su equipo freelance se convirtió en una carrera de obstáculos cada mes.
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El Problema
La empresa está en España, pero su equipo freelance no. En cualquier momento dado trabaja con entre 3 y 10 freelancers —desarrolladores de software, diseñadores, especialistas en marketing— repartidos en seis países distintos. Nadie lo planeó así. Fue creciendo, un freelancer a la vez, hasta que el equipo financiero se vio desbordado sin haberlo visto venir.
Cada día de pago era diferente según quién cobrara. Una transferencia que funcionaba sin problemas para un freelancer en un país se devolvía o tardaba varios días más para otro. Lo que debería haber sido una tarea rutinaria de fin de mes acabó convertido en varios flujos de pago separados, solo para pagar a personas que hacían el mismo tipo de trabajo.
Las facturas no eran más sencillas. Algunos freelancers tenían su propia empresa registrada y enviaban facturas de empresa en regla. Otros no, y enviaban facturas personales. Cada vez que llegaba una de esas facturas personales, alguien del equipo financiero tenía que detenerse a valorar: ¿esta factura nos sirve? ¿Nos va a generar un problema más adelante? No había una respuesta consistente, porque no había un proceso consistente. Y no existía una forma única de pagar freelancers en diferentes países.
Y nadie tenía tiempo para arreglarlo bien. Entender de verdad las normas de facturación y de pago de seis países distintos, uno por uno, no era un proyecto realista para un equipo pequeño que ya iba justo solo para pagar a los freelancers a tiempo.
Así que cada mes se repetía la misma rutina: trabajo administrativo manual, facturas que nunca eran iguales dos veces y una inquietud de fondo sobre si toda esa documentación aguantaría si alguien la pidiera.
Cómo pagar freelancers en diferentes países con Remotify
Remotify se sitúa entre la empresa y el freelancer. En lugar de que la empresa gestione pagos y facturas país por país, Remotify emite una única factura estándar y gestiona un solo método de pago, independientemente de dónde esté el freelancer.
Así funciona para un equipo como este: el freelancer termina el trabajo, Remotify factura a la empresa en su propio nombre, la empresa paga a Remotify por SEPA (el sistema estándar de transferencias bancarias en la UE) y Remotify paga al freelancer. El equipo financiero no necesita saber si el freelancer está en Portugal o en Polonia: el pago y la factura son iguales en ambos casos.
Eso también resuelve el problema de las facturas dispares. Cuando un freelancer no tiene empresa registrada, una factura personal por sí sola genera riesgo para la empresa que la paga: no tiene el mismo peso legal que una factura de empresa. Con Remotify, los freelancers facturan a través de Remotify, así que la empresa recibe siempre el mismo tipo de factura fiable, en lugar de detenerse cada mes a valorar si lo que ha llegado al buzón sirve o no.
Remotify también realiza verificaciones KYC/AML —comprobaciones de identidad y antecedentes que exige la normativa europea antes de poder procesar un pago— a cada freelancer antes de que se mueva ningún dinero. Una cosa menos que el equipo financiero tiene que perseguir.
El resultado, seis países y hasta diez freelancers después: un solo formato de factura, un solo método de pago y un equipo financiero que ya no tiene que reinventar el proceso cada día de pago.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pagar freelancers en diferentes países con un solo método de pago?
Sí. Pagar freelancers en diferentes países se simplifica cuando pagas a una sola entidad: con Remotify haces una única transferencia SEPA, sin importar en cuántos países estén tus freelancers.
¿Qué pasa si algunos de mis freelancers no tienen empresa registrada?
Es habitual, y es precisamente el tipo de situación para la que existe Remotify. Los freelancers facturan a través de Remotify, así que recibes una factura correcta y consistente tanto si el freelancer tiene empresa propia como si no.
¿Es legal trabajar con freelancers que envían facturas personales?
Sí, es legal, pero una factura personal por sí sola puede generar riesgo para la empresa que la recibe. Canalizar los pagos a través de Remotify elimina esa incertidumbre.
¿Remotify se encarga de los impuestos de los freelancers con los que trabajo?
No. Remotify no retiene ni presenta impuestos por los freelancers: eso sigue siendo responsabilidad de cada uno. Lo que sí hace Remotify es emitir una factura conforme a la normativa y procesar el pago.
¿Con cuántos freelancers puedo trabajar a través de Remotify?
No hay un mínimo ni un máximo ligado al tamaño del equipo. Trabajes con 3 freelancers o con 30, todos pasan por el mismo proceso.
