Faturar Clientes nos EUA vs na Europa Como Freelancer em Portugal: O Que Realmente Muda

Dois tipos de cliente, dois tratamentos de IVA diferentes

Para um freelancer em recibos verdes, o ponto de partida para qualquer fatura é sempre a mesma pergunta: a regra de IVA para este cliente é autoliquidação, ou é exportação de serviços? Os dois conceitos confundem-se constantemente, porque ambos resultam numa fatura sem IVA português acrescentado, mas a base legal por trás desse valor zero é completamente diferente, e usar a base errada é um motivo comum para as faturas serem devolvidas para correção.

A autoliquidação aplica-se quando o cliente é uma empresa registada para efeitos de IVA noutro país da UE. O freelancer emite a fatura sem cobrar IVA, e o cliente contabiliza o IVA segundo as regras do seu próprio país, através da sua própria declaração de IVA. Isto só funciona entre duas partes da UE e depende de ambos os lados estarem devidamente registados para efeitos de IVA onde exigido.

A exportação de serviços aplica-se quando o cliente está fora da UE. Um cliente nos Estados Unidos, ou até no Reino Unido, não faz parte do espaço de IVA da UE, pelo que a operação não é, de todo, uma situação de autoliquidação. Enquadra-se em regras completamente diferentes: o serviço é tratado como uma exportação, e o IVA da UE simplesmente não se aplica à operação, à partida.

O que a fatura tem mesmo de dizer

A diferença prática entre os dois regimes surge diretamente no texto da fatura. Uma fatura em regime de autoliquidação para um cliente da UE precisa de uma redação específica que faça referência ao mecanismo de autoliquidação, juntamente com os números de IVA do freelancer e do cliente, para que a equipa contabilística do cliente a possa processar corretamente do seu lado.

Uma fatura de exportação de serviços para um cliente dos EUA não leva, de todo, linguagem de autoliquidação, uma vez que a autoliquidação é um conceito da UE que não tem aplicação fora do espaço de IVA comunitário. Em vez disso, a fatura precisa de refletir que o serviço está fora do âmbito do IVA da UE, sem sugerir uma relação de registo de IVA que não existe entre um freelancer português e uma empresa dos EUA.

Usar redação de autoliquidação numa fatura para um cliente dos EUA é um erro que aparece com mais frequência do que os freelancers esperariam, normalmente porque um modelo foi criado uma vez para clientes da UE e depois reutilizado em todas as faturas seguintes, sem ajustar a linguagem de IVA à localização real do cliente.

Um exemplo prático

Considere-se um copywriter português em recibos verdes que divide o seu trabalho entre uma agência de marketing em França e uma empresa de software nos Estados Unidos. A fatura para França leva redação de autoliquidação, ambos os números de IVA, e liquida via SEPA num dia ou dois após a agência processar o pagamento. A fatura para os EUA leva redação de exportação de serviços, sem números de IVA além dos dados fiscais portugueses do próprio freelancer, e chega dias depois como uma transferência bancária já reduzida por uma comissão de banco correspondente e por uma conversão de dólar para euro.

Lado a lado, as duas faturas de um valor idêntico podem parecer quase completamente diferentes, e o montante que efetivamente chega à conta do freelancer pode variar por uma margem notável, mesmo quando o valor faturado era o mesmo. É exatamente este tipo de discrepância que leva os freelancers a pesquisar termos como fatura de freelancer em Portugal para cliente dos EUA ou faturação em recibos verdes para os EUA, tentando perceber por que razão uma relação com um cliente se comporta de forma tão diferente de outra.

Canais de pagamento: SEPA versus transferência bancária internacional

O tratamento de IVA é apenas metade da diferença. A forma como o dinheiro efetivamente se move é a outra metade, e muda tanto quanto o resto entre os dois mercados.

Um cliente da UE que paga a um freelancer português liquida normalmente através de SEPA, o canal de pagamento padrão da zona euro. As transferências SEPA são rápidas, chegando normalmente no espaço de um dia, e implicam comissões de transferência mínimas ou nulas, independentemente do país da UE de onde o pagamento é originado.

Um cliente dos EUA é uma história diferente. O pagamento chega normalmente através de uma transferência SWIFT, que é mais lenta, demora muitas vezes vários dias úteis, e traz tipicamente uma comissão de banco correspondente cobrada algures ao longo da cadeia, por vezes sem que o freelancer veja exatamente onde foi deduzida. Além disso, um cliente dos EUA paga em dólares americanos, pelo que o freelancer fica exposto a uma conversão cambial que um pagamento na mesma moeda dentro da UE nunca envolve.

Os freelancers que faturam ambos os mercados notam frequentemente que as faturas dos EUA chegam mais reduzidas do que o esperado, quando se contam a comissão da transferência e a taxa de câmbio, mesmo quando o valor faturado era idêntico ao de uma fatura comparável da UE.

A questão do W-8BEN

Aos freelancers que faturam clientes dos EUA pela primeira vez é frequentemente pedido, diretamente ou através de uma plataforma, que preencham um formulário W-8BEN. Trata-se de um formulário fiscal dos EUA que confirma que o freelancer é uma pessoa estrangeira, e não um contribuinte dos EUA, para que o cliente ou a plataforma dos EUA não retenha imposto americano sobre o pagamento.

Esta é uma burocracia pouco familiar para um freelancer em recibos verdes, cuja relação de faturação habitual com a autoridade tributária portuguesa não envolve nada semelhante. Vale a pena perceber que o W-8BEN diz respeito às obrigações de retenção do próprio cliente dos EUA ao abrigo da lei fiscal americana, e não às obrigações do freelancer em Portugal, que continuam a ser inteiramente regidas pelas regras portuguesas, independentemente da localização do cliente.

Que mercado liquida mais depressa

O tempo é uma das diferenças mais negligenciadas entre os dois mercados. Um pagamento SEPA de um cliente da UE liquida normalmente no espaço de um a dois dias úteis após ser enviado, com o montante a chegar exatamente como esperado, uma vez que não há conversão cambial envolvida entre contas denominadas em euros.

Uma transferência bancária de um cliente dos EUA passa por um ou mais bancos correspondentes antes de chegar a uma conta portuguesa, o que pode acrescentar vários dias úteis ao processo. Cada banco correspondente nessa cadeia pode cobrar uma pequena comissão antes de encaminhar o pagamento, e o montante fica também sujeito à taxa de câmbio aplicável no momento da conversão, sobre a qual o freelancer não tem qualquer controlo e que muitas vezes não consegue ver claramente no aviso de remessa.

A Remotify atua como Merchant of Record, o que significa que o tipo de fatura é tratado corretamente em ambos os casos

A Remotify atua como Merchant of Record, o que significa que emite a fatura ao cliente em nome do freelancer e liquida o pagamento assim que a operação estiver concluída. Na prática, a Remotify determina se uma dada relação com um cliente se enquadra em autoliquidação ou em exportação de serviços, com base na localização real do registo do cliente, e emite automaticamente uma fatura com a redação e o tratamento de IVA corretos para esse mercado.

Para o freelancer, isto elimina a necessidade de manter dois modelos de fatura separados, de se lembrar de que redação se aplica a que cliente, ou de verificar duas vezes os números de IVA em cada fatura para a UE. Quer o cliente subjacente esteja na Alemanha ou nos Estados Unidos, a Remotify trata da distinção do lado da fatura, enquanto as próprias obrigações fiscais portuguesas do freelancer, incluindo o IRS, continuam a ser inteiramente da responsabilidade do freelancer declarar.

Onde o SEPA entra, independentemente da localização do cliente

A outra metade do que a Remotify muda está do lado do pagamento. Assim que a fatura é liquidada pelo cliente, a Remotify paga ao freelancer através de SEPA, quer esse cliente estivesse na UE, quer estivesse nos EUA.

Isto significa que um freelancer português que trabalha com uma combinação de clientes da UE e dos EUA não precisa de gerir duas experiências de recebimento diferentes. Não há transferência bancária internacional a acompanhar, não há comissão de banco correspondente a apurar, e não há conversão cambial a acontecer do lado do freelancer na operação, uma vez que a Remotify absorve essa parte da relação, entre emitir a fatura correta de cara para o cliente e liquidar com o freelancer de forma consistente.

As verificações de KYC e de branqueamento de capitais são tratadas pela Remotify durante a integração, e as obrigações de comunicação DAC7 da Remotify, enquanto plataforma da UE, decorrem em segundo plano em cada pagamento, de forma separada do estatuto de registo de IVA do próprio freelancer e das suas declarações de IRS em Portugal.

Uma comparação rápida

Uma fatura para um cliente da UE implica geralmente redação de autoliquidação de IVA, os números de IVA de ambas as partes no documento, e um pagamento SEPA na mesma moeda a chegar num dia ou dois. Uma fatura para um cliente dos EUA implica geralmente redação de exportação de serviços sem linguagem de autoliquidação, um possível pedido de W-8BEN por parte do cliente, e uma transferência bancária em dólares americanos que demora mais tempo e perde muitas vezes valor em comissões e conversão ao longo do caminho.

A única parte do processo que se mantém constante, quando um freelancer fatura através da Remotify, é que o freelancer recebe sempre o seu pagamento via SEPA, seja qual for o mercado, e nunca é ele quem tem de apurar que regra de IVA se aplica a que cliente.

Como começar

Os freelancers em recibos verdes que faturam uma combinação de clientes da UE e dos EUA podem usar a Remotify para emitir automaticamente o tipo de fatura correto para cada cliente e receber o pagamento via SEPA, independentemente da localização do cliente. Os detalhes de como isto funciona consoante diferentes volumes de clientes estão disponíveis em remotify.co/pricing.

Perguntas Frequentes

Cobro IVA ao faturar um cliente nos EUA? 

Não. Um cliente dos EUA enquadra-se em exportação de serviços, que está fora do âmbito do IVA da UE, pelo que não é cobrado IVA português nem comunitário na fatura.

Faturar um cliente dos EUA é o mesmo que autoliquidação? 

Não. A autoliquidação só se aplica entre empresas registadas para efeitos de IVA dentro da UE. Um cliente dos EUA é tratado como uma exportação de serviços, o que constitui uma base legal diferente e não usa redação de autoliquidação.

Porque é que o meu pagamento de um cliente dos EUA chegou mais reduzido do que o esperado? 

Os pagamentos dos EUA viajam normalmente através de uma transferência SWIFT, que traz frequentemente uma comissão de banco correspondente, além de uma conversão cambial de dólares americanos para euros. Ambos podem reduzir o montante que efetivamente chega, em comparação com o total faturado.

O que é um W-8BEN e preciso de preencher um? 

Um W-8BEN é um formulário fiscal dos EUA que confirma que é uma pessoa estrangeira para efeitos fiscais americanos, para que um cliente ou plataforma dos EUA não retenha imposto americano sobre o seu pagamento. Diz respeito às obrigações fiscais dos EUA do cliente, não às suas obrigações portuguesas.

A Remotify paga-me da mesma forma para clientes dos EUA e da UE? 

Sim. A Remotify liquida os pagamentos aos freelancers através de SEPA, independentemente de o cliente subjacente estar sediado na UE ou nos EUA.

Continuo a ter de declarar este rendimento em Portugal? 

Sim. O IRS sobre os rendimentos de qualquer cliente, da UE ou dos EUA, continua a ser da responsabilidade do freelancer declarar em Portugal. A Remotify não trata das declarações de IRS.

A Remotify é uma entidade processadora de salários ou uma umbrella company? 

Não. A Remotify é um Merchant of Record. Emite faturas com o tratamento de IVA correto para a localização de cada cliente, aplica a conformidade com o DAC7, e liquida os pagamentos via SEPA. Não emprega freelancers, não processa salários, nem trata das declarações de IRS.