Si trabajas de forma puntual para un cliente de la UE y no tienes empresa, el obstáculo real casi nunca es el impuesto: es que su contabilidad necesita una factura de un proveedor dado de alta, y tú no puedes emitirla sin estar registrada. Ese es exactamente el problema que retrasó el pago de una diseñadora de Estambul, hasta que empezó a facturar a un cliente europeo sin tener empresa a través de Remotify.
Selin llevaba seis años diseñando webs. Marcas de alimentación, sobre todo. Tenía un talento particular para hacer que los productores pequeños parecieran llevar un siglo en el mercado, y por eso Terra Fina la encontró.
Terra Fina es una empresa de alimentación gourmet de Barcelona: aceite de oliva del Priorat, limones en conserva, sal del Delta de l’Ebre. Buen producto, una web que parecía montada por el sobrino de alguien en 2019, y un plan para empezar a vender en el norte de Europa antes del verano. Su fundador se pasó un fin de semana mirando Behance y volvía siempre al mismo portfolio.
Cerraron el alcance el 2 de marzo: dirección de arte, un sistema de diseño completo, once páginas responsive, listas para pasar a sus desarrolladores. 5.200 €. Entrega el 13 de abril.
Selin entregó el 6 de abril, una semana antes. El fundador respondió en menos de una hora, y dijo lo que toda diseñadora quiere oír: era mejor de lo que habían pedido.
Envió la factura a la mañana siguiente. Ahí el proyecto dejó de ser sobre diseño.
El correo llegó de la contable de Terra Fina el 9 de abril, y era perfectamente amable. Necesitaba una factura en regla: un proveedor dado de alta al otro lado del pago, porque eso es lo que su sistema contable está hecho para registrar. Selin tenía un portfolio, una cuenta bancaria y un documento de alcance firmado. Nunca había necesitado más. Sus clientes turcos le pagaban contra un acuerdo, y nadie le había preguntado antes por un alta de actividad.
Selin miró qué implicaría darse de alta como empresa en Turquía, y no era un trámite único. Suponía obligaciones mensuales y trimestrales de forma indefinida, más un contable que lo mantuviera todo en orden, para un cliente con el que quizá trabajara una vez al año.
Pero el impuesto, resultó, nunca fue el problema. La normativa fiscal turca tiene una categoría para ingresos ocasionales —un proyecto aquí, un cliente allá, no una actividad continuada— llamada arızi kazanç, y un trabajo así puede encajar en ella, por debajo de un umbral en el que no se debe nada. Llamó a un contable en Estambul para confirmar que no lo había entendido mal, y le dio la razón: un cliente, un proyecto, esto no era el tipo de actividad que obliga a darse de alta. (Cada situación es distinta, así que esto es de las cosas que conviene confirmar con tu propio contable en lugar de dar por hecho que aplica.)
Así que la cuestión fiscal ya estaba resuelta. Lo que quedaba era el problema de verdad: la contabilidad de Terra Fina necesitaba un documento de un proveedor dado de alta, y Selin, correctamente, no lo era. Nunca fue sobre lo que debía a la administración turca. Era sobre lo que la contable de su cliente necesitaba ver.
El 24 de abril, dos semanas y media después de entregar un proyecto con una semana de adelanto, el fundador de Terra Fina decidió sacar el pago adelante de todos modos: un documento de alcance firmado y un hilo de correos haciendo de factura que nadie podía emitir. Su contable lo marcó como una excepción, no como una solución.
Terra Fina hizo la transferencia el 30 de abril. Turquía está fuera de la zona SEPA —el sistema estándar de transferencias en euros dentro de la UE—, así que el pago viajó por transferencia internacional: más lento, y con comisiones descontadas por el camino que ninguna de las dos partes había acordado de antemano. En algún punto de la cadena se quedaron una parte. Después el banco de Selin convirtió los euros a liras a su propio tipo, en un día y con un diferencial que ella no eligió. Algo alrededor del equivalente a 5.000 € en liras llegó a su cuenta el 6 de mayo.
Un mes desde la entrega hasta el pago, en un proyecto que había terminado antes de plazo. Horas en correos y llamadas, ninguna facturable. Una parte apreciable del importe perdida en la propia transferencia.
Terra Fina tampoco salió limpia. En su contabilidad quedó un pago de cuatro cifras a una persona física fuera de la UE, respaldado por un extracto bancario y un hilo de correos, y nada más. El consejo de su contable fue una frase: no volváis a hacer esto sin papeles.
Aun así quisieron seguir trabajando con ella. La web salió en junio, la conversión mejoró, y en julio ya le estaban pasando el briefing de las páginas de campaña para el empujón de otoño: otros 3.800 €.
Esta vez facturó a través de Remotify.
Remotify está registrada en Estonia y tiene un número de IVA intracomunitario válido. Emite la factura al cliente en su propio nombre: Remotify, no la freelance, es la parte vendedora en el documento.
Eso le da al departamento contable de un cliente europeo una factura de la UE con el aspecto que espera, y el IVA se aplica con el mecanismo habitual para servicios digitales entre países de la UE: la inversión del sujeto pasivo, donde el IVA no lo cobra quien emite la factura sino que lo declara el cliente en su propio país.
La freelance no tiene que darse de alta, ni conseguir un número fiscal local, ni explicarle una estructura poco habitual a la contable de otra persona. La verificación de identidad (KYC, del inglés know your customer) se hace una sola vez, al registrarse, y eso cubre también la diligencia debida del cliente sobre a quién está pagando.
Lo que cambió, estructuralmente, fue a quién estaba pagando Terra Fina. El documento que llegó a Barcelona venía de una empresa registrada en la UE por un servicio digital. Su contable lo procesó igual que procesa cualquier otra factura de proveedor europeo: nada que escalar, ninguna excepción que marcar.
Selin sigue sin darse de alta en Turquía. Sin obligaciones periódicas mantenidas en beneficio del software contable de un cliente, sin una empresa que nunca quiso gestionar.
Vio el importe que iba a recibir antes de enviar la factura, eligió cómo cobrarlo, y el dinero llegó en aproximadamente un día laborable.
Una cosa no cambió: incluso los ingresos que entran en la exención por arızi kazanç siguen teniendo que declararse en la declaración de Selin. Que no se deba nada no significa que no haya que declararlo, igual que un pago de Upwork o de un cliente directo también va en el formulario, con factura o sin ella. Remotify no presenta ni gestiona los impuestos de nadie: emite la factura y gestiona el pago, nada más. Lo que cambió es que el segundo proyecto llevó cinco semanas, y cobrarlo llevó una tarde.
No necesariamente. En el caso de Selin, el trabajo puntual para clientes extranjeros podía encajar en la categoría turca de ingresos ocasionales (arızi kazanç) en lugar de contar como actividad económica, con su propio umbral y sus reglas de declaración. Las normas cambian por completo de un país a otro, así que un contable local es quien puede confirmar qué aplica en tu caso.
Porque la situación fiscal y la facturación son dos cuestiones distintas. Aunque no se deba nada por tu lado, la contabilidad del cliente sigue necesitando una factura de proveedor para registrar el gasto, y una factura personal sin número de IVA intracomunitario normalmente no cumple ese requisito.
Remotify emite la factura al cliente en su propio nombre: es Remotify, no la freelance, quien figura como parte vendedora. El cliente recibe una factura estándar de la UE, y la freelance no se da de alta ni obtiene un número de IVA intracomunitario.
Sí. En el caso de Selin, los ingresos cubiertos por la exención de arızi kazanç siguen teniendo que declararse. Que no se deba nada no significa que no haya que declararlo, igual que un pago de Upwork también va en el formulario. Remotify no presenta ni gestiona los impuestos de nadie.
Turquía está fuera de la zona SEPA, así que un pago directo suele viajar por transferencia internacional: más lento, y perdiendo valor en la conversión y en las comisiones de los bancos intermediarios. A través de Remotify, la freelance ve el importe que va a recibir antes de enviar la factura y normalmente lo cobra en un día laborable.