Wie ein deutscher Ingenieur einem britischen Kunden ohne Gewerbeanmeldung eine Rechnung gestellt hat

Eine Rechnung ohne Gewerbeanmeldung kannst du in Deutschland nicht im eigenen Namen stellen. Rechnungen schreiben heißt, sich vorher beim Finanzamt anzumelden — und diese Anmeldung ist dauerhaft. Sie endet nicht, wenn das Projekt endet. Bei einem einzelnen Auftrag neben einem Vollzeitjob ist genau das meistens die einzige Hürde.

Warum eine Rechnung ohne Gewerbeanmeldung nicht durchgeht

Tobias ist Maschinenbauingenieur in Köln. Feste Stelle bei einem Anlagenbauer, vierzig Stunden, ein Job, den er mag und nicht aufgeben will.

Im Februar meldet sich ein Hersteller in Sheffield. Sie nehmen eine Fertigungslinie in Betrieb und brauchen vor der Abnahme eine unabhängige Prüfung der Lastberechnungen — die Art Zweitmeinung, die man von jemandem außerhalb des Projekts haben will. Etwa fünf Wochen Abende, 3.900 £, in einem Gespräch vereinbart.

Er sagt zu, bevor er an den Papierkram denkt, was die übliche Reihenfolge ist.

Die Buchhaltung schickt ihm ein Lieferantenformular. Firmenname, Registernummer, Steuerangaben. Tobias hat nichts davon. Er hat eine Steuer-Identifikationsnummer, wie jeder in Deutschland, und danach war nicht gefragt.

Er bietet an, ein Dokument mit seinen Bankdaten zu schicken. Die Antwort: Ihr System braucht einen Lieferantendatensatz, bevor es eine Zahlung freigeben kann, und aus einem Personennamen lässt sich keiner anlegen.

Also prüft er, was eine Anmeldung bedeuten würde.

Ingenieure gehören in Deutschland zu den freien Berufen, nicht zum Gewerbe — das macht seinen Fall einfacher als viele andere: keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer, keine IHK-Mitgliedschaft. Aber es heißt trotzdem, das Finanzamt zu informieren und sich als selbstständig erfassen zu lassen.

Dann der Teil, der nicht aufhört. Eine Steuernummer für die selbstständige Tätigkeit. Jährliche Erklärungen zusätzlich zu dem, was sein Arbeitgeber ohnehin abwickelt. Aufzeichnungen, die geführt und aufbewahrt werden müssen. Bliebe sein Umsatz klein, müsste er keine Umsatzsteuer ausweisen — aber auf jeder Rechnung darauf hinweisen und es sauber halten.

Nichts davon ist dramatisch. Es ist eine dauerhafte Struktur, eingerichtet für fünf Wochen Abendarbeit und danach weitergeführt, ob noch ein Projekt kommt oder nicht.

Er fragt einen Steuerberater, was es kosten würde, das ordentlich betreuen zu lassen. Die monatliche Zahl macht die Rechnung eindeutig, und nicht zugunsten des Projekts.

Sheffield wartet drei Wochen. Am Ende zahlen sie gegen das unterschriebene Briefing und einen E-Mail-Verlauf, und ihre Finanzleiterin verbucht es als Ausnahme. Sie sagt außerdem, freundlich aber unmissverständlich, dass das kein zweites Mal so laufen kann.

Wie Remotify das löst

Wer eine Rechnung ohne Gewerbeanmeldung braucht, hat über Remotify einen Weg: Remotify ist ein in Estland registriertes EU-Unternehmen.

Es stellt dem Kunden die Rechnung im eigenen Namen. Auf dem Dokument ist Remotify der Leistende — nicht Tobias. Der Hersteller zahlt an Remotify, und Remotify zahlt an Tobias, abzüglich der eigenen Gebühr.

Für die Buchhaltung in Sheffield ist das eine normale Lieferantenrechnung eines registrierten Unternehmens. Das Formular bekommt einen Namen, eine Nummer, eine Anschrift. Nichts, was eskaliert werden müsste.

Weil der Kunde außerhalb der EU sitzt, fällt auf der Rechnung keine EU-Umsatzsteuer an. Nichts zu berechnen, nichts, was der Kunde auf seiner Seite abrechnen müsste.

Die Identitätsprüfung fand einmal statt, bei der Registrierung.

Zwei Dinge, die Remotify nicht tut, klar gesagt.

Es kümmert sich nicht um seine deutschen Steuern. Das Geld ist Einkommen, und er erklärt es in Deutschland. Was er darauf zahlt, hängt von seinen Gesamteinkünften des Jahres ab, zusammen mit dem Gehalt, und das ist eine Frage für einen Steuerberater und nicht etwas, das man sich aus einem Artikel zusammenrechnet.

Und es entscheidet nicht darüber, ob seine Tätigkeit in Deutschland anzumelden ist. Ob etwas als selbstständige Tätigkeit gilt, hängt davon ab, was er tatsächlich tut und wie regelmäßig — nicht davon, wer die Rechnung stellt. Werden die Abendprojekte zur Regel statt zur Ausnahme, kommt diese Frage zurück, und man klärt sie besser vor dem dritten als nach dem zehnten.

Die Prüfung wird im April geliefert. Die Rechnung läuft über Remotify, Sheffield bearbeitet sie ohne eine einzige Rückfrage, und Tobias ist in der Woche darauf bezahlt.

Häufige Fragen

Kann ich einem Kunden eine Rechnung stellen, ohne mich in Deutschland anzumelden?

Nicht im eigenen Namen. Wer hier Rechnungen stellt, muss sich vorher beim Finanzamt anmelden. Ein EU-Unternehmen kann für dich abrechnen, und genau das braucht die Buchhaltung deines Kunden.

Warum braucht mein britischer Kunde eine Firma und nicht nur meinen Namen?

Die meisten etablierten Unternehmen führen Lieferanten in einem System, und ein Lieferantendatensatz setzt in der Regel ein registriertes Unternehmen voraus. Das ist eine Einkaufsregel, keine steuerliche. Kleinere Kunden zahlen oft an Privatpersonen, ganz ohne das alles.

Fällt auf einer Rechnung an einen britischen Kunden Umsatzsteuer an?

Nein. Das Vereinigte Königreich liegt außerhalb des EU-Umsatzsteuersystems, eine Leistung an ein britisches Unternehmen fällt also nicht darunter. Es gibt nichts zu berechnen und nichts, was der Kunde abrechnen müsste.

Macht mich ein einzelnes Projekt selbstständig?

Das hängt davon ab, was du tust und wie regelmäßig, nicht davon, wie die Rechnung gestellt wird. Ein einzelner Auftrag ist etwas anderes als eine laufende Nebentätigkeit, und wo die Grenze verläuft, klärt man am besten mit einem Steuerberater, wenn absehbar mehr kommt.

Muss ich das Einkommen trotzdem in Deutschland erklären?

Ja. Remotify stellt die Rechnung und wickelt die Zahlung ab. Die Erklärung des Einkommens in Deutschland bleibt deine Sache.

Ein Projekt neben dem Job?

Remotify stellt die Rechnung im eigenen Namen, ohne dass du dich anmelden musst. Dein Kunde bekommt eine normale Lieferantenrechnung.

So funktioniert es