Fakturera kund i annat EU-land: det här behöver din tyska köpare

Att fakturera kund i annat EU-land stoppar sällan på skatten. Det stoppar på att köparens ekonomiavdelning behöver ett EU-momsnummer på fakturan för att kunna hantera sin egen del, och det är precis det som saknas när du har F-skatt men ingen EU-registrering.

Därför blir det svårt att fakturera kund i annat EU-land

Elin är ljudtekniker i Malmö. Enskild firma, godkänd för F-skatt, och hennes kunder är svenska produktionsbolag som vet exakt vad de får när en faktura kommer från henne.

I mars hörde ett bolag i Hamburg av sig. De gjorde en dokumentärserie och behövde efterbearbetning av ljudet på fyra avsnitt. Sex veckor, 5 800 euro, överenskommet på två samtal.

Hon levererade i maj. Producenten var nöjd. Hon skickade fakturan morgonen därpå.

Svaret kom från deras ekonomiavdelning och frågade efter hennes EU-momsnummer.

Hon har ett organisationsnummer. Hon är godkänd för F-skatt. Men numret för handel inom EU är en annan sak, och hon hade aldrig behövt det eftersom hon aldrig fakturerat utanför Sverige.

Anledningen ligger i hur tjänster mellan företag i olika EU-länder fungerar. Säljaren lägger inte på moms. Köparen redovisar den själv, i sitt eget land, till sin egen skattesats. Mekanismen finns för att samma tjänst inte ska beskattas två gånger.

Men den tyska ekonomiavdelningen kan bara göra det om fakturan identifierar säljaren. De behöver ett giltigt EU-momsnummer på dokumentet för att kunna föra in det i sin egen redovisning.

Elins F-skatt säger något annat. Den säger att hon sköter sina egna skatter i Sverige. Det är sant och det är viktigt, men det hjälper inte en bokförare i Hamburg som ska redovisa moms.

Så hon tittade på vad det skulle innebära att göra det här ordentligt. Ansökan i sig är enkel. Det som följer är kvartalsvisa sammanställningar över hennes EU-kunder och vad hon fakturerat dem, löpande så länge hon har registreringen. Hon skulle också behöva kontrollera varje kunds nummer innan hon fakturerade utan moms.

För någon med två eller tre utländska uppdrag om året är det en återkommande skyldighet skapad av en tillfällig situation. Hennes revisor sa inte att det var fel. Hon sa att Elin borde veta vad hon tog på sig innan hon tog på sig det.

Hamburg höll betalningen i fem veckor medan det här reddes ut. De betalade till slut, och deras controller bokförde det som ett undantag. De frågade också om nästa gång kunde se annorlunda ut.

Så löser Remotify det här

För att fakturera kund i annat EU-land finns en annan väg: Remotify är ett EU-bolag registrerat i Estland, med ett giltigt EU-momsnummer.

Remotify ställer ut fakturan till kunden i eget namn. På dokumentet är Remotify säljaren — inte Elin. Det tyska bolaget betalar Remotify, och Remotify betalar Elin, minus sin avgift.

För ekonomiavdelningen i Hamburg är det en vanlig gränsöverskridande EU-faktura. Den bär numret deras redovisning behöver, och den hanteras som varje annan EU-faktura. Inget att eskalera, inget att förklara.

Elin ansökte inte om egen EU-momsregistrering. Hon tog inte på sig kvartalsvisa sammanställningar för två uppdrag om året. Identitetskontrollen skedde en gång, vid registreringen.

Det här är inte egenanställning. Remotify betalar inte ut lön, gör inga skatteavdrag och redovisar inga arbetsgivaravgifter för Elin. Hennes F-skatt gäller som förut och hon sköter sina skatter själv, precis som hon gjorde innan.

Två saker Remotify inte gör, sagt rakt ut.

Det hanterar inte Elins svenska skatter. De 5 800 euro är inkomst i hennes näringsverksamhet och hon redovisar dem som allt annat. Hennes F-skatt, hennes preliminärskatt, hennes deklaration — allt det är hennes och hennes revisors.

Och det ändrar ingenting om hennes situation förändras. Blir EU-kunder en återkommande del av verksamheten i stället för ett undantag, kommer frågan om hon borde ha egen registrering tillbaka. Bättre att ta den med en revisor innan det händer än efteråt.

Det andra Hamburg-uppdraget kom i september. Hon fakturerade genom Remotify, ekonomiavdelningen hanterade det utan en enda fråga, och hon fick betalt inom en vecka.

Vanliga frågor

Kan jag fakturera kund i annat EU-land utan EU-momsnummer?

Inte i en form de flesta EU-företag kan hantera. Deras redovisning behöver ett giltigt EU-momsnummer på fakturan. Ett EU-bolag kan fakturera för din räkning och levererar precis det dokumentet.

Räcker inte min F-skatt?

F-skatt säger vem som ansvarar för skatten i Sverige. Den säger ingenting till en tysk bokförare som ska redovisa moms i Tyskland. De två sakerna svarar på olika frågor.

Är det här egenanställning?

Nej. Ett egenanställningsföretag anställer dig, drar skatt, redovisar arbetsgivaravgifter och betalar ut lön. Remotify ställer ut fakturan och hanterar betalningen. Din F-skatt gäller som förut och du sköter dina skatter själv.

Påverkar det min F-skatt eller min enskilda firma?

Nej. Din registrering, din preliminärskatt och dina svenska skyldigheter är oförändrade. Närmar sig omsättningen någon gräns är det ett eget samtal med din revisor.

Ska jag ändå deklarera inkomsten i Sverige?

Ja. Remotify ställer ut fakturan och hanterar betalningen. Deklarationen är fortfarande din.

Fakturerar du kunder i andra EU-länder?

Remotify ställer ut fakturan med giltigt EU-momsnummer. Din kund hanterar den som varje annan faktura från EU.

Så funkar det