Nord Studio è un’agenzia di product design a Milano, dalle parti di Porta Venezia. Dodici persone interne. Sistemi di identità e packaging, soprattutto: il tipo di lavoro che arriva a ondate, tre settimane tranquille e poi due mesi in cui tutto atterra insieme.
È per quel ritmo che lavorano con i freelance. In un mese lento possono essere due. Durante la spinta autunnale dell’anno scorso erano otto: due illustratori, una motion designer, un copywriter a Varsavia che scrive un inglese migliore di quello di molti madrelingua, un 3D generalist a Istanbul che consegna render di prodotto in giornata.
Nessuno l’ha progettato come sistema. È cresciuto un freelance alla volta, ognuno preso per un progetto specifico, ognuno tenuto perché il lavoro era buono.
La parte amministrativa è cresciuta allo stesso modo, cioè non è cresciuta affatto. Si è accumulata.
Giulia si occupa delle operations in Nord Studio. Contratti, fatturazione, la chiusura trimestrale con il commercialista e, sempre di più, una categoria di lavoro che non aveva un nome: capire cosa fare del documento che un freelance aveva appena mandato.
Perché non era mai lo stesso documento.
I freelance italiani con partita IVA mandavano una normale fattura. Quelle andavano bene. Giulia le trattava come qualsiasi altro fornitore: dentro il gestionale, dentro il ciclo pagamenti, fatto.
I freelance italiani senza partita IVA mandavano una ricevuta per prestazione occasionale. Quelle non andavano bene, e non perché ci fosse qualcosa di sbagliato. Nord Studio è sostituto d’imposta: quando paga una persona fisica per una prestazione occasionale deve applicare la ritenuta alla fonte e versarla all’erario per conto di quella persona. C’è anche una soglia previdenziale nel quadro, oltre la quale scattano i contributi INPS, ripartiti tra le due parti.
Così ogni ricevuta faceva partire una piccola catena di decisioni. Questa supera la soglia? Questa persona ha già fatto altri lavori quest’anno che rientrano nel conteggio? Quale modello, quale scadenza, quale riga in contabilità?
Giulia sapeva rispondere a quelle domande. Aveva chiesto al commercialista abbastanza volte da conoscerne la maggior parte. Ma saperlo non lo rendeva veloce, e non lo rendeva qualcosa da passare a qualcun altro.
I freelance fuori dall’Italia mandavano una terza categoria di cose. Il copywriter a Varsavia aveva un’attività registrata e mandava fatture regolari. Il 3D generalist a Istanbul no, e mandava un PDF con il suo nome, la descrizione del lavoro e un IBAN. Non una fattura in alcun senso utile: una dichiarazione di quanto gli spettava.
Era quel documento a creare più problemi, perché non aveva niente di sbagliato e niente di giusto. Era un documento personale a fronte di una spesa annua a cinque cifre. La posizione del commercialista era sempre la stessa: pagarlo non era illegale, ma era sottile. Se qualcuno avesse mai chiesto cos’era quel denaro e a chi era andato, nel fascicolo ci sarebbero stati un PDF e un estratto conto.
Niente di drammatico. Nessuna verifica, nessuna sanzione, niente che comparisse come numero da qualche parte.
Compariva invece nelle piccole cose.
Un pagamento fermo sei giorni mentre Giulia aspettava che il commercialista confermasse se una certa ricevuta andasse assoggettata a ritenuta. Un’illustratrice che scriveva due volte, gentilmente, poi una terza meno gentilmente, per soldi approvati due settimane prima e rimasti in una cartella chiamata chiedere al commercialista. Una chiusura trimestrale che durava due giorni in più perché otto pagamenti a freelance andavano ricostruiti uno per uno, ciascuno con la propria logica.
E un costo più silenzioso, più difficile da vedere: i freelance bravi se ne accorgevano. Il 3D generalist ha alzato la tariffa in primavera, e ha detto, senza farne un caso, che altri clienti pagavano entro la settimana. Nord Studio ha pagato la nuova tariffa. Aveva anche passato quattro mesi a essere lo studio lento.
Alla fine di quell’autunno Giulia aveva messo tutto per iscritto, per sé: due pagine che spiegavano quale freelance riceveva quale trattamento. L’ha mostrato al fondatore. Nessuno dei due pensava che il documento fosse il problema. Il problema era che dovesse esistere.
