Pagar freelancers em Portugal: como um estúdio de Lisboa resolveu a papelada

Pagar freelancers em Portugal raramente trava no pagamento em si. O que trava é que cada pessoa envia um tipo de documento diferente, e alguém tem de perceber o que é cada um antes de o conseguir lançar na contabilidade.

Porque é que pagar freelancers em Portugal dá tanto trabalho

A Fio é um estúdio de produto em Lisboa. Dezoito pessoas na equipa e uma camada de freelancers que cresceu com elas — ilustradores, um motion designer, dois programadores, uma investigadora em Madrid, um artista 3D em São Paulo.

Ninguém desenhou aquilo. Foi-se acumulando, um projeto de cada vez.

A Inês trata das operações. Contratos, o ciclo de pagamentos, o fecho do ano com o contabilista e, cada vez mais, uma tarefa que ninguém tinha previsto: identificar o que acabara de chegar à caixa de entrada.

Porque nunca era a mesma coisa duas vezes.

Os freelancers portugueses com atividade aberta enviavam recibos verdes. Esses eram simples, assim que se percebiam as regras de retenção que lhes aplicavam.

Os freelancers portugueses sem atividade aberta enviavam atos isolados. Também legítimos, mas um documento diferente com tratamento diferente, e que levantava uma pergunta que ninguém na Fio tinha competência para responder: se a pessoa que o enviava ainda devia estar a usá-lo.

A investigadora em Madrid enviava faturas transfronteiriças que a Fio tinha de processar do seu lado.

E o artista 3D em São Paulo enviava um PDF com o nome dele, uma descrição e os dados bancários. Não era uma fatura em nenhum sentido que o sistema deles reconhecesse — era uma declaração do que lhe era devido.

Nenhuma destas pessoas estava a fazer algo errado. Cada uma agia corretamente dentro da sua própria situação. Os sistemas é que não encaixavam uns nos outros, e a Fio era o sítio onde se encontravam.

O custo aparecia sob a forma de atraso. Um pagamento parado uma semana enquanto a Inês escrevia ao contabilista a perguntar como tratar um determinado documento. Um freelancer a insistir, primeiro com simpatia e depois com menos, por dinheiro aprovado há duas semanas. Um fecho de ano que se arrastava porque cada relação com freelancers tinha de ser reconstruída uma a uma.

Havia ainda uma preocupação mais silenciosa. Uma despesa anual de cinco dígitos suportada por uma mistura de documentos fiscais pessoais e extratos bancários é um dossiê frágil. O contabilista nunca lhe chamou um problema. Disse que era o tipo de coisa que se transforma numa conversa se alguém olhar com atenção.

Como a Remotify resolve isto

Para pagar freelancers em Portugal sem esta papelada toda, a Remotify fica entre a empresa e o freelancer.

A Remotify é uma empresa da UE registada na Estónia. Fatura à Fio em nome próprio pelo trabalho que o freelancer entregou. A Fio paga à Remotify, e a Remotify paga ao freelancer.

O que mudou para a Inês não foi o valor que sai da empresa. Foi que seis relações passaram a ser um fornecedor.

A fatura do ilustrador em Braga é igual à do artista 3D em São Paulo. Mesmo formato, mesma empresa, mesmo lançamento, mesmo ciclo de pagamentos. Nada para verificar, nada para perguntar ao contabilista, nada que fique parado uma semana.

A Remotify faz também verificações de identidade e de origem de fundos a cada freelancer antes de qualquer dinheiro se mover — a verificação que a regulamentação financeira europeia exige — e trata da obrigação europeia de comunicação que se aplica às plataformas que pagam rendimentos.

Duas coisas que a Remotify não faz, ditas com clareza.

Não gere a situação fiscal do freelancer. Se uma determinada pessoa devia ter atividade aberta, o que deve, como declara — tudo isso continua a ser dela e do contabilista dela.

E não altera a forma como uma relação de trabalho deve ser qualificada. Isso depende de como o trabalho está efetivamente organizado: quem o dirige, se a pessoa tem outros clientes, até que ponto está integrada na equipa. Fazer a fatura passar por um terceiro não mexe em nada disso. Se uma relação se parece mais com um vínculo laboral do que com trabalho independente, continua a ser isso, e vale a pena rever com um advogado de direito do trabalho em vez de assumir.

O fecho de ano seguinte à mudança demorou o tempo normal.

Perguntas frequentes

Podemos pagar freelancers em Portugal sem atividade aberta?

Sim. Pagar a um particular é legal. Mas um documento pessoal cria risco para a empresa que o recebe, porque a contabilidade precisa de uma fatura de fornecedor para lançar a despesa corretamente. Faturar através de uma empresa da UE dá-vos exatamente isso.

É responsabilidade nossa se um freelancer usa atos isolados repetidamente?

A situação fiscal dele é dele. Mas os documentos no vosso dossiê são vossos, e uma mistura de documentos fiscais pessoais é uma posição mais frágil do que um conjunto consistente de faturas de fornecedor. As duas coisas estão relacionadas, ainda que não sejam a mesma.

Funciona com freelancers fora da UE?

Sim. O sítio onde o freelancer está não muda o que a vossa contabilidade recebe. A fatura vem sempre da mesma empresa europeia.

Quanto tempo demora um pagamento?

Os pagamentos seguem pelo sistema europeu padrão de transferências bancárias, cumprindo os prazos europeus habituais em vez das vias internacionais mais lentas por onde alguns freelancers seriam pagos de outra forma.

Isto protege-nos de uma requalificação da relação de trabalho?

Não. Isso depende de como a relação funciona na prática, não de quem emite a fatura. Se tiverem dúvidas sobre uma situação concreta, convém rever com um advogado de direito do trabalho.

Pagam freelancers em vários países?

A Remotify emite uma fatura só, esteja o freelancer onde estiver. A vossa contabilidade recebe sempre o mesmo documento.

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