Faturar e pagar freelancers: como um estúdio de dois resolveu os dois lados

Faturar e pagar freelancers ao mesmo tempo é a realidade de muitos estúdios pequenos em Portugal. Passam recibos verdes aos próprios clientes e pagam a outros freelancers para entregar o trabalho. Os dois lados têm o mesmo problema administrativo, e quase todos os conselhos por aí só tratam de um deles.

Porque faturar e pagar freelancers dá o dobro do trabalho

A Margarida e o Tomás têm um estúdio de branding em Braga. Duas pessoas, sem empregados. Ambos têm atividade aberta, ambos passam recibos verdes, e entre os dois fazem isto há seis anos.

O estúdio é pequeno por opção. O que não é, é autossuficiente. Um projeto típico precisa de um ilustrador, às vezes de um copywriter, muitas vezes de um programador para a entrega. Num trimestre cheio trabalham com quatro ou cinco freelancers.

Por isso estão dos dois lados do mesmo problema.

Do lado do cliente, as faturas deles funcionam quase sempre. Clientes portugueses sabem o que é um recibo verde. O atrito começa quando o cliente está lá fora — uma consultora de design em Roterdão pediu um enquadramento de IVA com que nunca tinham lidado, e uma marca em Londres precisava de um registo de fornecedor que o sistema deles aceitasse, coisa que um documento fiscal pessoal não é.

Do lado de quem paga, os documentos que recebem são a confusão do costume. Um ilustrador com atividade aberta. Um copywriter a usar um ato isolado que provavelmente vai precisar de abrir atividade em breve e ainda não pensou nisso. Um programador no Porto que voltou a ser trabalhador por conta de outrem no ano passado e enviou algo que não era bem uma fatura.

O que torna isto especialmente difícil num estúdio de duas pessoas é que não há ninguém das finanças. A Margarida faz a faturação entre chamadas com clientes. Não é contabilista e não quer tornar-se, e cada documento irregular custa-lhe uma hora que tinha reservado para trabalho a sério.

O contabilista deles trata das obrigações e trata bem. Mas não vai andar atrás de um freelancer no Porto a explicar que tipo de documento enviar, e cobra à hora pelas perguntas.

No ano em que a Margarida contou, estimou ter gasto qualquer coisa como duas semanas de trabalho em administração de faturas, somando os dois lados. Para um estúdio de dois, duas semanas são um projeto.

Como a Remotify resolve isto

Para faturar e pagar freelancers, a Remotify funciona da mesma forma nos dois sentidos — e é essa a parte que interessa a um estúdio como este.

A Remotify é uma empresa da UE registada na Estónia, com um número de IVA europeu válido.

Do lado do cliente, emite a fatura em nome próprio. Para a consultora em Roterdão, é uma fatura transfronteiriça normal de um fornecedor da UE, com o número de que a contabilidade deles precisa. Para a marca em Londres, é um registo de fornecedor que o sistema aceita. A Margarida não tem de explicar o sistema português a ninguém.

Do lado de quem paga, os freelancers com quem o estúdio trabalha faturam também através da Remotify. O que chega é um formato de documento, de uma empresa, independentemente de a pessoa ter atividade aberta, usar atos isolados ou viver noutro sítio qualquer.

Um formato a sair. Um formato a entrar.

A verificação de identidade acontece uma vez por pessoa, no registo. A Remotify trata também da obrigação europeia de comunicação que se aplica às plataformas que pagam rendimentos.

Duas coisas que a Remotify não faz, ditas com clareza.

Não trata da situação fiscal de ninguém — nem da Margarida, nem do Tomás, nem dos freelancers. A atividade deles, os recibos verdes, as declarações e o que devem continuam a ser deles e do contabilista deles.

E não resolve se um determinado freelancer devia ter atividade aberta, nem se uma determinada relação de trabalho é genuinamente independente. Essas perguntas dependem de como o trabalho decorre na prática e com que frequência, não de como a fatura é emitida. Para um estúdio que trabalha repetidamente com as mesmas poucas pessoas, isso é conversa para ter com um contabilista em vez de ficar por examinar.

O que mudou foi a hora que a Margarida gastava por documento irregular, o que não é um resultado de conformidade. É só tempo de volta.

Perguntas frequentes

Dá para faturar e pagar freelancers pela mesma via?

Sim. A Remotify emite as vossas faturas aos vossos clientes, e os freelancers com quem trabalham podem faturar através da Remotify também. O formato é o mesmo nos dois sentidos.

Os nossos clientes são quase todos portugueses. Isto só serve para clientes estrangeiros?

É mais útil quando a contabilidade de um cliente não consegue processar o que enviariam de outra forma — o que normalmente é um cliente estrangeiro, mas nem sempre. Para um cliente português que aceita recibos verdes sem perguntas, há menos a resolver.

Os freelancers com quem trabalhamos são obrigados a usar a Remotify?

Não. Cada pessoa regista-se se quiser. Funciona para quem o fizer, e os restantes continuam como antes.

Isto significa que não precisamos de contabilista?

Não. As vossas obrigações, a vossa atividade e a vossa situação fiscal continuam convosco e com o vosso contabilista. A Remotify trata de faturas e pagamentos, não de contabilidade.

Continuamos a declarar tudo em Portugal?

Sim. A Remotify emite a fatura e trata do pagamento. A declaração do rendimento continua a ser de cada pessoa.

Faturam clientes e pagam freelancers?

A Remotify emite as vossas faturas e recebe as deles. Um formato nos dois sentidos, sem explicações a ninguém.

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