Sanne is copywriter in Nijmegen. Ze schreef zich vier jaar geleden in en koos vrijwel meteen voor de kleineondernemersregeling, omdat haar omzet ruim onder de grens blijft en de regeling betekent dat er geen btw op haar facturen staat en er veel minder administratie bij komt kijken.
Haar klanten zijn Nederlands. Bureaus, twee uitgeverijen, een woningcorporatie. Ze hebben haar facturen allemaal gezien en niemand heeft er ooit een vraag over gesteld.
In maart neemt een merkbureau in Antwerpen contact op. Ze herpositioneren een klant op de Nederlandse markt en zoeken iemand die daadwerkelijk Nederlands schrijft voor Nederlandse lezers, in plaats van te vertalen uit het Vlaams. Zeven weken, 5.400 €, afgesproken in twee gesprekken en een gedeeld document.
Ze levert in mei. Het werk valt goed. De volgende ochtend stuurt ze haar factuur.
Het antwoord komt van hun boekhouder en vraagt om haar btw-identificatienummer.
Dat heeft ze — elk ingeschreven bedrijf in Nederland heeft er een — maar haar facturen vermelden het niet, want onder de kleineondernemersregeling rekent ze geen btw en had ze het nooit ergens hoeven zetten.
Wat ze niet wist, en ook geen bijzondere reden had om te weten, is dat de regeling stopt bij de grens. Bij diensten aan een bedrijf in een ander EU-land wordt de belasting helemaal niet door haar afgehandeld. Dat doet de klant, in België, tegen het Belgische tarief. Het mechanisme bestaat zodat grensoverschrijdende diensten tussen bedrijven niet twee keer belast worden.
Maar de Belgische boekhouder kan dat alleen doen als de factuur de leverancier goed identificeert. Aan haar kant moet er een geldig nummer op het document staan, en aan zijn kant moet hij dat nummer in zijn eigen aangifte kunnen invoeren.
Dus zoekt ze uit wat het zou betekenen om dit goed te doen.
Ze zou het nummer op de factuur moeten zetten, wat eenvoudig is. Ze zou ook periodieke opgaven moeten gaan indienen met haar EU-zakenklanten en wat ze hun gefactureerd heeft — een aparte aangifte, met een eigen ritme, zolang ze de regeling aanhoudt. En ze zou het nummer van elke klant moeten controleren voordat ze zonder belasting factureert.
Voor iemand met twee of drie buitenlandse opdrachten per jaar is dat een terugkerende verplichting die ontstaat uit een incidentele situatie. Haar boekhouder zei niet dat het verkeerd was. Ze zei dat Sanne moest weten waar ze aan begon voordat ze eraan begon.
Antwerpen houdt de betaling vier weken aan terwijl dit wordt uitgezocht. Uiteindelijk betalen ze, en hun boekhouder boekt het als uitzondering. Ze vragen ook of het de volgende keer anders kan.
