Jedna polska freelancerka, pięć krajów, jeden format faktury

Problem

1. Czterech klientów, cztery standardy fakturowania. Dział księgowości klienta z Austin w ogóle nie potrzebuje na fakturze zapisów dotyczących VAT – wystarczy czytelne zestawienie usług w USD. Klient z Niemiec oczekuje konkretnej adnotacji o odwrotnym obciążeniu (reverse-charge) na potrzeby swojego Finanzamt. Klient z Wielkiej Brytanii, po Brexicie, oczekuje, że faktura odzwierciedli dostawę spoza UK. Dział finansowy klienta z Australii przy każdej fakturze pyta o rozliczenie GST.

2. Ręczne przeformatowywanie co miesiąc. Magda prowadzi cztery osobne szablony faktur w czterech różnych dokumentach, aktualizując każdy z nich ręcznie. Jedna błędna linijka w sekcji VAT lub GST wywołuje serię wyjaśniających e-maili, zanim płatność zostanie zatwierdzona.

3. Zgadywanie przy przeliczaniu walut. Płatności wpływają w USD, GBP, EUR i AUD, różnego dnia, po różnym kursie. Uzgadnianie tego z księgowością prowadzoną w PLN oznacza ręczne przeliczanie kursów walut dla każdej faktury, co miesiąc.

4. Księgowość, która nigdy się nie zgadza. Polski księgowy Magdy potrzebuje spójnych, możliwych do zweryfikowania zapisów, aby przygotować rozliczenia dla Urzędu Skarbowego i wyliczyć składki ZUS, ale cztery waluty przepływające przez cztery różne kanały po czterech różnych kursach sprawiają, że miesięczne uzgadnianie jest wolne i podatne na błędy.

5. Brak czasu na właściwą pracę. To, co powinno być popołudniem administracji w miesiącu, rozciąga się na dni spędzone na ściganiu korekt faktur, sprawdzaniu wyciągów bankowych i aktualizowaniu arkuszy kalkulacyjnych – czasie, który nie trafia do pracy z klientami.

Dlaczego Magda przeszła na Remotify

Remotify nie kazało Magdzie wybrać jednego korytarza płatniczego. Dało jej jeden format fakturowania, który automatycznie dostosowuje się do kontekstu rynkowego każdego klienta, bez konieczności stawania się ekspertką od transgranicznych podatków.

• Jeden silnik fakturowania, cztery konteksty: każda faktura wygenerowana przez Remotify odzwierciedla standardowe konwencje rynku odbiorcy – czysty format netto dla klienta z USA, unijną adnotację o odwrotnym obciążeniu dla Niemiec, odpowiednie ujęcie post-Brexitowe dla Wielkiej Brytanii i format uwzględniający GST dla Australii – wszystkie wystawiane z tego samego konta Remotify, w tym samym układzie, który Magda już zna.

• Jedno miejsce, w którym widać wszystkie cztery waluty: zamiast czterech osobnych ścieżek płatności, Magda widzi każdą przychodzącą płatność – USD, GBP, EUR, AUD – na jednym pulpicie, z zapisanym przeliczeniem kursu w momencie płatności.

• Jeden miesięczny eksport dla jej księgowego: zamiast ręcznie uzgadniać cztery waluty, jej księgowy pracuje na jednym, spójnym zestawie danych przy przygotowywaniu rozliczeń.

• Zweryfikowana raz, opłacana przez każdego: weryfikacja KYC i AML w Remotify odbywa się raz, przy zakładaniu konta, a nie osobno dla każdej nowej relacji z klientem.

Remotify obsługuje fakturowanie i formatowanie płatności; nie zastępuje własnego doradcy podatkowego Magdy. Konkretne traktowanie VAT, GST i odwrotnego obciążenia właściwe dla jej sytuacji to coś, co potwierdza z wykwalifikowanym księgowym znającym przepisy polskie i przepisy rynków docelowych.

Jak to działa

1. Zarejestruj się raz. Magda zakłada swoją JDG w Remotify i przechodzi weryfikację jednorazowo.
2. Dodaj swoich klientów. Konfiguruje w swoim koncie Remotify czterech klientów – z USA, Wielkiej Brytanii, Niemiec i Australii.
3. Faktury generują się automatycznie. Każdy klient otrzymuje fakturę sformatowaną zgodnie z oczekiwaniami swojego rynku.
4. Klienci płacą w swój zwykły sposób. Klienci płacą preferowaną metodą, bez konieczności uczenia się, jak działa polskie fakturowanie.
5. Zapisy trafiają w jedno miejsce. Magda otrzymuje skonsolidowane zapisy płatności na jednym pulpicie, gotowe do przekazania księgowemu.

Dla kogo jest ten produkt

→ Klienci z USA: czyste fakturowanie bez VAT, w USD → Klienci z Wielkiej Brytanii: format faktury odpowiedni po Brexicie → Klienci z Niemiec i innych krajów UE: unijna adnotacja o odwrotnym obciążeniu VAT → Klienci z Australii: format faktury uwzględniający GST → Magda: jeden pulpit, jeden format do nauczenia się, jedno miesięczne uzgadnianie

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy Remotify ustala, jak VAT lub GST ma zastosowanie do poszczególnych faktur Magdy? 

Remotify formatuje faktury zgodnie ze standardowymi konwencjami rynku każdego klienta, ale ostateczne traktowanie podatkowe właściwe dla jej konkretnej sytuacji to coś, co Magda potwierdza z własnym księgowym lub doradcą podatkowym.

2. Czy Magda potrzebuje osobnej rejestracji dla każdego kraju, do  którego fakturuje? 

Nie. Korzysta z jednego konta Remotify powiązanego ze swoją JDG, niezależnie od tego, na ilu rynkach działają jej klienci.

3. Co się dzieje, gdy Magda zyskuje nowego klienta na rynku, na który wcześniej nie fakturowała? 

Dodaje dane nowego klienta, a Remotify stosuje odpowiednie formatowanie faktur dla tego rynku od tego momentu.

4. Czy Remotify zastępuje potrzebę posiadania polskiego księgowego? 

Nie. Remotify obsługuje fakturowanie i konsolidację płatności; księgowy Magdy nadal zajmuje się jej polskimi rozliczeniami podatkowymi i składkami ZUS.

5. W jakich walutach Magda może otrzymywać płatności? 

Może otrzymywać płatności w USD, GBP, EUR, AUD i innych obsługiwanych walutach, z zapisanymi szczegółami przeliczenia w momencie płatności.

Zobacz, jak jedna polska freelancerka fakturuje do pięciu krajów bez przeformatowywania choćby jednej linijki — zacznij korzystać z Remotify.