Wie eine deutsche Freelancerin einem niederländischen Kunden ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine Rechnung gestellt hat

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist in Deutschland völlig normal — bis der Kunde ein Unternehmen in einem anderen EU-Land ist. Dann kann dessen Buchhaltung sie nicht verarbeiten. Das Problem ist nicht die Steuer. Es ist die fehlende Nummer. Das funktioniert, bis der Kunde ein Unternehmen in einem anderen EU-Land ist, denn dessen Buchhaltung kann eine Rechnung ohne diese Nummer nicht verarbeiten. Das Problem ist nicht die Steuer. Es ist die fehlende Nummer.

Warum eine Rechnung ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im EU-Ausland nicht durchgeht

Nora ist UX-Researcherin in Hamburg. Sie hat sich vor vier Jahren selbstständig gemacht und es bewusst klein gehalten. Ihr Umsatz bleibt unter den Grenzen der Kleinunternehmerregelung, also weist sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.

Ihre Kunden sind deutsche Agenturen, die schon hundert Rechnungen wie ihre gesehen haben.

Im April fragt ein Produktunternehmen in Utrecht an: ein Research-Sprint, sechs Wochen Interviews und Auswertung für ein Redesign, das sie gerade beschließen wollen. 6.200 €, in zwei Gesprächen vereinbart.

Sie liefert im Juni. Das Team ist zufrieden. Sie schickt die Rechnung.

Die Antwort kommt aus der Buchhaltung und fragt nach ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Die hat sie nicht. Sie hat eine deutsche Steuernummer, wie jede angemeldete Selbstständige, und das ist etwas anderes. Die Nummer für den EU-Geschäftsverkehr wird gesondert vergeben, und Nora hat sie nie gebraucht, weil sie nie außerhalb Deutschlands abgerechnet hat.

Sie erklärt, dass sie keine Umsatzsteuer berechnet. So vernünftig das klingt, es hilft nicht weiter.

Der Grund liegt darin, wie grenzüberschreitende Dienstleistungen zwischen Unternehmen innerhalb der EU behandelt werden. Kauft ein Unternehmen in einem Mitgliedstaat eine Leistung von einem Unternehmen in einem anderen, berechnet nicht der Leistende die Steuer — der Kunde rechnet sie auf seiner Seite ab. Damit die niederländische Buchhaltung das tun kann, muss die Rechnung den Leistenden mit einer gültigen EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausweisen. Ohne sie hat ihr System nichts, woran es anknüpfen kann.

Ihr Kleinunternehmerstatus ist eine deutsche Vereinfachung. Er überquert die Grenze nicht in einer Form, die eine niederländische Buchhaltung verwenden kann.

Also prüft sie, was es bedeuten würde, die Nummer zu beantragen. Sie kann sie bekommen — jede angemeldete Selbstständige kann sie beantragen.

Was danach kommt, ist der Teil, über den man nachdenken sollte. Sobald sie die Nummer hat und für EU-Kunden verwendet, entstehen regelmäßige Meldepflichten, die vierteljährlich zu erfüllen sind. Außerdem müsste sie die Nummer jedes Kunden prüfen, bevor sie ihm eine Rechnung schreibt.

Für eine Freelancerin mit zwei oder drei internationalen Projekten im Jahr ist das eine dauerhafte Verpflichtung, ausgelöst von einer gelegentlichen Situation. Ihre Steuerberaterin sagt nicht, dass es eine schlechte Idee sei. Sie sagt, Nora solle sich sicher sein, dass sie das wirklich will, bevor sie es einrichtet.

Das niederländische Unternehmen hält die Zahlung fünf Wochen zurück, während das geklärt wird. Am Ende zahlen sie, gegen das unterschriebene Angebot, und ihr Controller vermerkt den Vorgang intern als Ausnahme. Sie fragen außerdem, ob das nächste Mal anders laufen könne.

Wie Remotify das löst

Wer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stellen muss, hat über Remotify einen Weg: Remotify ist ein in Estland registriertes EU-Unternehmen mit einer gültigen EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Es stellt dem Kunden die Rechnung im eigenen Namen. Auf dem Dokument ist Remotify der Leistende — nicht Nora. Das niederländische Unternehmen zahlt an Remotify, und Remotify zahlt an Nora, abzüglich der eigenen Gebühr.

Für die Buchhaltung in Utrecht ist das eine ganz normale Rechnung eines EU-Lieferanten. Sie trägt die Nummer, die sie brauchen, und wird so bearbeitet wie jede andere Rechnung aus der EU auch. Nichts, was eskaliert werden müsste, nichts, was erklärt werden müsste.

Nora hat keine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt. Sie hat wegen zwei Projekten im Jahr keine vierteljährlichen Meldepflichten übernommen. Die Identitätsprüfung fand einmal statt, bei der Registrierung.

Zwei Dinge, die Remotify nicht tut, klar gesagt.

Es kümmert sich nicht um Noras deutsche Steuern. Die 6.200 € sind Einkommen, und sie erklärt es in Deutschland wie alles andere auch. Ihre Umsatzgrenzen und ihre jährlichen Erklärungen bleiben ihre Sache und eine Frage für ihre Steuerberaterin.

Und es ändert nichts an ihrer Lage, wenn sich ihre Arbeit ändert. Werden EU-Kunden zu einem regelmäßigen Teil ihrer Tätigkeit statt zu einer gelegentlichen Ausnahme, stellt sich die Frage nach einer eigenen Nummer erneut. Besser, man bespricht das mit einer Steuerberaterin, bevor es so weit ist, als danach.

Das zweite niederländische Projekt kommt im September. Sie rechnet über Remotify ab, die Buchhaltung bearbeitet es ohne eine einzige Rückfrage, und sie ist innerhalb einer Woche bezahlt.

Häufige Fragen

Kann ich einem EU-Kunden ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine Rechnung stellen?

Nicht in einer Form, die die meisten EU-Geschäftskunden verarbeiten können. Ihre Buchhaltung braucht eine gültige EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung. Ein EU-Unternehmen kann für dich abrechnen und liefert damit genau das Dokument, das die Buchhaltung braucht.

Warum interessiert es meinen niederländischen Kunden, ob ich keine Umsatzsteuer berechne?

Weil die Steuer trotzdem abgerechnet werden muss — auf seiner Seite statt auf deiner. Das funktioniert nur, wenn die Rechnung dich mit einer EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausweist. Keine Steuer zu berechnen und keine Nummer zu haben sind zwei verschiedene Dinge.

Kann eine Kleinunternehmerin eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bekommen?

Ja. Jede angemeldete Selbstständige kann sie beantragen. Der Antrag ist unkompliziert; die Meldepflichten, die mit der Verwendung einhergehen, sind der Teil, über den man vorher nachdenken sollte. Ein Gespräch mit einer Steuerberaterin lohnt sich.

Ändert eine Rechnung über Remotify meinen Kleinunternehmerstatus?

Nein. Dein Status in Deutschland, deine Umsatzgrenzen und deine deutschen Erklärungen bleiben, wie sie sind. Nähert sich dein Umsatz den Grenzen, ist das ein eigenes Thema für deine Steuerberaterin.

Muss ich das Einkommen trotzdem in Deutschland erklären?

Ja. Remotify stellt die Rechnung und wickelt die Zahlung ab. Die Erklärung des Einkommens in Deutschland bleibt deine Sache.

Rechnest du Kunden im EU-Ausland ab?

Remotify stellt die Rechnung mit gültiger EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dein Kunde rechnet sie ab wie jede andere Rechnung aus der EU.

So funktioniert es